物业档案管理试题.pptxVIP

物业企业的档案管理 郑群慧 二0一五年九月 一、物业档案： （一）定义： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。 二、表现形式 纸张、磁带、光盘、胶片等 手写、复印、录像、摄影、晒制、印刷等 （四）按表达的方式不同： （一）按载体不同： （二）按记录方法不同： （三）按给合方式不同： 图、档、卡、册、表、证、计算机软件、声像材料等。 文字、图像、声音等 （三）特点： 1、从形式上：留下了管理者的笔迹和签名； 2、在内容上：记录着物业和关系单位的真实面貌以及管理过程的实际反映。 原始性 真实性 （四）作用： 1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写的，也不是任意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动的真迹；具有法律凭证作用。 2、参考分析作用： 物业管理档案资料不仅记录了物业管理活动的状况，而且记录了物业管理活动的发展，以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既往情况、总结经验教训，摸清规律，具有重要的参考作用。 （五）档案的内容/类别： 1、物业权属资料（技术资料和验收资料）； 业主资料 承接查验资料 2、服务提供过程中产生的资料； 主营业主收入过程中：如客户服务、环境管理、秩序维护、工程维保等； 配套经营收入过程中：如有偿维修、家政保洁、庭院代管、销售案场服务等； 3、物业企业内部管理过程中产生的资料 内部：如员工档案、培训、企业收发文档案等； 外部：行业资料、媒体宣传资料等 （六）档案的分类方法： 1、时间分类法：按资料产生的时间来分类； 例如：发文、员工档案、业主档案等； 2、组织机构分类法：按企业内部组织架构 例如：如公共设施设备的维修养护记录归入工程部的运行记录； 3、事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类。 例如：社区活动档案；重大事件；承接查验 二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理： 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。 1、档案的收集与整理： 注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。 A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始至终，从物业的规划设计到售后日常管理服务的全过程。 B、及时：“六时” --物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最佳时机； --楼宇入伙时，是全面掌握业主或租户基本情况和物业使用情况的最佳时机； --上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话或沟通，核对已有记录，注记变动情况； --接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正原有记录； --维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整理完善，以备查考。 （二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等； （三）保存与安全： 1.保存期限:（根据企业、项目的实际情况） 永久:无限期，如权属档案、大型设备技术资料等； 长期:15-60年，本体、大型设备维修记录等； 中期: 3-15年，部分服务运行记录等； 短期：3年以内，内部管理记录、部分服务运行记录； 企业应建立各类档案\运行记录请单(类别\保存期限\必威体育官网网址等级进行明确) 2.保存注意事项: （1）注意物业基础资料（承接查验、入伙资料等）的保存整理和安全； （2）共用部分、共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，这类档案的真实性、保存期限应有明确规定； （3）应制定借阅与复印、销毁等方面的操作程序。 （4）专人负责、设定权限。 四、如何做好物业档案管理工作： （一） 建立档案目录树； （三）档案管理符合基本要求 （二）建立档案管理规程及相应标准 （五）注意运行记录之间的联系 （四）管理者应充分利用档案； （一）建立档案目录树 （二）档案管理操作流程图 （三）档案管理基本要求： 1、数据准确，资料翔实；不错不漏，帐实相符；妥善保管，查询方便； 2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管上的安全，必威体育官网网址上的安全）。 3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清等 （四）项目经理要充分利用档案 1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等 2、满意度调查的