会议管理(半天版)概述.pptVIP

刘峰松;为什么要开会 为什么有人不喜欢开会 为什么会议会拖沓、扯皮 为什么开会时都喜欢坐在后面 为什么开会时领导的座位都安排在前排 我们有什么必须每时每刻都放不下的事 我们为什么会放任别人议论自己的议题 为什么我们心甘情愿地执行自己不在场的决议;会前因素 明确会议目标 确定与会人员 制订会议议程 选择会议方式 安排场地/设备 会议/议程通知;高效会议的特征;会议流程 通知开会 准备会场、设备、资料 签到 入座 准点开会（谁都不等） 宣布开会 再次强调议题、议程 进入议程 总结会议成果 散会 整理会场;一般纪律 提前进场 不擅自插嘴 不跑题 不纠缠 不中途离场 不接听电话 不走神 不作其它事情 不过分发泄情绪 认真倾听 仔细记录 ;营造和谐气氛 按照议题、议程进行 正确总结讨论内容 引导发言者解释令人困惑的言论、资料 帮助与会者厘清不假思索的想法 尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的现象 保持中立 制止与议题无关的争辩与讨论 制止纠缠与扯皮;发言内容要有组织 适时发言 一次只讨论一个重点 口齿清晰，陈述有力 一针见血 音量适当 解释方式让人易懂 口吻自信 在要点处加大音量;会前确定议题与议程； 议题与议程与与会各方协商； 议题与议程必须明确； 议题与议程易于执行与监控； 与会各方提供发言提纲、时间； 确立的议题与议程须正式通知与会方。 ;职责所在 做事细致周到 有一定诚信度 对与会各方比较熟悉 有能力组织会议资源;主持人的确定;能够对决议能否达成负责 有发表意见的意愿 能够理解其他人的意见 有立场、有原则 有沟通与交流的技巧 参加与自己有关的议题、议程（阶段性与会） ;上午8:00~9:00 发言的欲望尚未唤起，不宜让与会者对提议有太多回应与分析 上午9:00~10:00 适合一对一面谈，也是进行业务会谈的最佳时机 上午10:00~12：00 适宜集思广益 下午3：00~5:00 最好不要安排会议 尽量少打搅与会者按照正常工作安排已经安排好的工作;会议准备的5W1H ;邀请与会人员 确认与会、请假、缺席的人员； 提醒与会人员带上与会资料； 确认会场； 检查会议设备、设施 准备背景资料 准备会议发言大纲 预先设定可能的冲突与应对方案;将会议资料发到参会人员手上。如果是公司网站、OA上公示或者发到邮箱、共享文档上的资料，必须要求每个人确认已经看到 确认参会者阅读并且理解了资料;会议准备工作核对单;确认自己在会前收到的议程表 对自己负责的议题充分了解，并有充分法资料提供给其它与会者 除非已被指定对某议题发表演讲，否则有义务在会中主动提出建设性的意见 努力去了解其他与会者对议程上议题的观点以及背景资料 对于可能的反对者、疑问者事先沟通;如何做开场白;如何分配发言时间 遵守议程 依次发言 提议、新观点在前 提议、阐述时间充裕 附和、复述时间短 ;会议控制;意外情况处置;如何对待会议中的麻烦制造者;必须有决议，必须有人负责； 决意要明确、可行； 如果会议上暂时无法形成具体的决议案，可以商定会后的议事方式、时间； 与会各方须遵守决议； 缺席者视为自然认可会议决议； 会议决议行文并发到每一个与会者、相关方； 会议中有不一致的意见，可以记录、存疑、再议。;会议决策方式;会议决策方式;会议决策方式;会议文字记录资料;会议记录 ;探寻真实的意思表达 询问错过的词句 引导面向议题???议程的讨论 确认记录真实正确;会议跟踪;指定部门专职负责会议决议执行情况的跟踪； 发现问题及时沟通、及时记录、及时汇报； 需要调整对决议的执行方案时须征求相关方意见并知会跟踪责任人； 跟踪必须闭环； 跟踪必须针对结果有处置措施； 跟踪结果、处置措施、处置结果在下次会议时公布。;会议低效的原因;必须召开的会议 ; 2015-11-28