QP422 记录控制程序OK.docVIP

程序文件编 号QP422名 称记录控制程序发布日期版 次A /0生效日期 推行小组第  PAGE 3 页编制批准更改单号更改者更改日期共  NUMPAGES 3 页· 02— PAGE 3 · 目的 对质量管理体系运行中的记录进行有效控制和管理，从而确保记录的有效性、可靠性和可追溯性。 范围 本程序规定了记录格式、填写、编号、收集、整理、归档、贮存（含保护、检索和保存期限）、查阅及处置的控制要求及方法。 本程序适用于本公司质量管理体系运行中的记录（以下简称记录）的控制。 术语 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 职责 技术质量部负责记录的归口管理并负责记录表单的统一编号及发放使用。 各部门负责主管的记录表单的设计，并负责本部门所管记录的填写、收集、整理、归档及处置工作。 工作程序（流程图见图1） 负责部门/人员流 程表单设计/审批/更改 主管部门 记录的填写和更改 各部门 记录的设置 主管部门 记录的收集和整理 主管部门 记录的归档和贮存 主管部门 作废记录的处置 主管部门 图1 记录控制流程图 记录的设置 文件主管部门应根据ISO/TS16949标准、顾客要求及体系运行的需要在质量文件中设置记录。 技术质量部应根据各质量文件中设置的记录汇总编制“记录清单”。 记录表单（格式/表样）的设计、审批、更改 主管部门应在编制质量文件的同时设计记录表单，连同文件一起审批后交技术质量部，由技术质量部统一编号、备案。 记录表单需更改、增加或取消时，由主管部门设计新表单或在旧表单上申请取消，经部门负责人审核后交技术质量部，由技术质量部统一编号、备案并更新“记录清单”。 记录表单每更改一次要换版次，局部更改版次号用“A1” 、“A2”……表示，整体修订/换版，版次号用“B”、“C”……表示。 技术质量部应保存一套必威体育精装版有效版本的质量记录表单。 记录的填写和更改 记录人应按规定格式逐项填写，签署完整（姓名、日期），尽量不留空白。 记录内容必须及时、真实、准确、全面。 记录一般应用钢笔或签字笔填写，应确保字迹清晰，不得刮改或涂改。如确需更改时，由更改者进行划改，在更改页做更改标识并在空白处签署姓名及更改日期。 记录的收集和整理 各部门应定期（按月、季度、半年或一年）对使用和接收的记录按编号进行收集和整理，收集时应确保记录符合5.4条规定。 各有关部门应按相应文件规定传递记录，最终应传递到相应文件规定的归档部门。 记录的归档和贮存 保管部门应按记录的编号或时间顺序进行装订、归档和保存。 归档记录应作明显标识，妥善保管，防止丢失，便于存取、检索和查阅。 记录的保存环境要通风、防潮、防火、防蛀、防鼠、防划伤，避免损坏。 各部门应按以下规定的保存期限保存记录： 法律法规或顾客有记录保存期限要求时，必须满足法律法规或顾客的要求。 各类记录的一般保存期限如下（各项记录的具体保存期限由主管部门根据记录的重要性、保存价值等在各质量文件“记录”一章中规定）： 生产件批准文件、工装记录、采购订单：产品有效期+2年； 文件受控清单、文件销毁清单等特殊记录：长期； ??作业指导书或依据文件性质的记录：文件有效期； 质量审核和管理评审记录、产品质量记录：3年； 其他一般记录：2年。 记录的查阅和复制 需查阅或复制有关记录时，查阅人员应向记录管理者说明目的并征得同意。 查阅的记录不得更改、涂改、损坏、拆页或遗失。 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客（或其代表）或供方查阅。 作废记录的处置 记录不得随意销毁，超过保存期的记录，由归档部门核查后予以销毁。 相关文件 无 记录 名 称主管部门记录清单技术质量部文件/记录销毁清单