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关于接收2012级学生档案的通知
各学院
为进一步规范管理，切实做好2012级学生档案的接收、整理工作，现将有关事项通知如下：
一、档案接收时间及材料
1、上交时间：2012年12月4日-5日
2、上交地点：就业指导中心档案室（181房间）
3、上交材料：
(1) 整理好的学生档案（按班级、学号捆绑好）；
(2)《XX学院学生档案转交清单》（excel电子表格，按班级学号顺序制表，不需打印，表格样式见附件一）；
二、工作要求及注意事项
1、鉴于档案工作的重要性，请各学院2012级辅导员认真对待，逐项落实。在整理过程中本人必须在场。人员方面，可由学院统筹安排学生若干名协助整理。根据档案管理必威体育官网网址原则，不宜由2012级学生整理档案；
2、统一组织专人填写《南京林业大学学生档案袋》信息。如档案编号（填学生学号）、姓名、学院、专业。必须使用黑色钢笔或中性笔填写，字迹工整，不得涂改。学生档案袋请根据学生人数提前到就业中心领取；
3、若新生党组织关系档案或团组织关系档案装在高中档案袋内，请将其抽出。其中，团组织关系档案放入学生档案袋中，党组织关系档案则由学院负责保管；
4、整理过程中务必认真检查，确保档案材料不能错装，整理过的档案必须设专人复查是否有装错材料，如有错漏请及时更正，以免对学生造成不必要的损失。发现错漏等整理工作不到位的问题，责任将由辅导员老师负责；
5、整理后，将每名学生的材料清单打印成A4纸宽（21厘米），高4厘米的档案清单贴于学生档案袋上，（清单样式见附件二）。再将档案按班别、学号捆绑好，并在每班的档案前放上该班的《花名册》。有档案的学生在“备注”栏目上打“√”，缺档的学生在“备注”栏目上写“缺档”；
6、在整理档案过程中，如出现缺档或特殊情况档案（如缺少高中材料、档案袋内无材料、档案袋擅自拆开）等问题，请在《南京林业大学学生档案转交清单》里做好登记。
7、若对以上通知有疑问或建议，请与毕业生就业指导中心025系。联系人：商亚萍。
附件一：XX学院学生档案转交清单
附件二：档案清单样式
学生工作部（处）
2012年11月16日
附件一：
XX学院学生档案转交清单
……
附件二：
（注：请在已有材料选项下打√）
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