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第二章 信息工作
科学决策和有效管理必定建立在准确而全面的信息基础之上。秘书部门处于信息中心地位,要完成好上下沟通、左右平衡协调等辅助管理任务,很大一部分功劳是靠“办信息”完成的。秘书人员不仅要正确理解信息的概念、类型和信息工作的作用及其基本要求,还要掌握信息工作的一般程序和编辑设计方法;不仅要掌握收集积累信息的方法,而且还要具备将冗杂的信息内容进行筛选分类、研究整合的能力,并能将加工整理后的具有较高目标价值指向的信息,以恰当的形式,及时、准确地传输给决策者或向公众发布、展示。在这种收集、筛选、加工、传输信息的过程中充分体现了秘书的辅助决策角色和信息管理者的功能。
第一节 信息和信息工作概述
一、信息的基本知识
(一)信息的概念
信息有广义和狭义之分,在不同的场合下对信息应作不同的理解。
广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。广义的信息普遍存在于自然界、人类社会和人们思维的过程。例如,浓云密布是大雨即将来临的信息,公鸡打鸣是天快亮的信息;记载人类对自然和社会认识成果的知识,报道必威体育精装版政治经济动态的消息,人们思维过程中运用的概念、判断以及表达它们的语言符号词语、句子等等,都属于广义信息的范畴。
狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息,人们通常所说的“信息量”,指的就是这种新而有用的消息的含量。狭义的信息是一个相对概念,因为接受者的情况不同,对一位接受者来说是新的有用的消息,对另一位接受者来说可能是早已知道的或毫无价值的。例如,一条西方哲学史学术讨论会的消息,对于大学哲学系教师来说是极为重要的信息,而对于一位儿童玩具厂的经理来说,则没有什么价值,因而也算不上信息;一本《平面几何》教材,对于初中学生来说,包含有许多新知识,无疑有极为丰富的信息量,而对于一位数学家来说,其信息量近于零。
秘书部门信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切有用的新的信息。但是,由于狭义信息的相对性,对一位领导或部门没有用的信息,对另一领导或部门可能是有用的;暂时没有价值的信息,将来可能有价值,因此,不能把秘书部门信息工作的对象范围限制得太窄。
(二)信息的特征
1.可增长性
这是信息与物质和能量的一个本质差别。物理学中有物质不灭定律和能量守衡定律,宇宙中一种物质可以转化成另一种物质,而物质总量不变;能量也可以由一种形态转化成另一种形态,而能量总量不变。信息与它们不同,随着人们认识能力的提高和记录、传输信息手段的进步,整个社会所拥有的信息总量处于不断增长的过程中。对个人而言,当一个人将自己得到的信息转告他人时,他自己掌握的信息并未减少。
2.可传递性
信息可借助于各种手段由一个人传递给另一个人,由一个地方传递到另一个地方。在传递过程中,信息的发出者叫做信源,信息的接受者叫做信宿,信息的传递通道叫做信道。传递信息的手段主要有视觉信号传递、听觉信号传递。视觉信号主要有文字、图像、表情、动作等,听觉信号主要有语言、音乐等。现代借助电子技术完成的数字信号传递是一种远距离快速传递信息的手段,它将信源发出视觉和听觉信号转化为数字信息,再将数字信号转化为可感知的视觉信号或听觉信号输出给接受者。
3.可分享性
信息一经传播,所有接受信息的人都可以利用它,这就是信息的可分享性。因此,对于那些涉及到国家、单位或个人利益的不宜公开的信息,必须控制传播,注意必威体育官网网址;而对于那些传播出去有利于国家、有利于社会、有利于工作的信息,则要疏通传播渠道,加快信息的扩散,以促进社会经济发展,提高工作效率。
4.时效性
任何信息对于整个人类社会来说都是有用的,否则它就不会存在。但是,某一具体信息对于信息的接受者来说,其价值的高低主要取决于信息的时效性。一般来说,超前信息和及时的信息具有很高的价值,而滞后信息则价值很小甚至完全失去价值。
5.可贮存性
人们所获取的信息可以用一定的方式加以贮存,以便在将来提取供自己或他人利用。贮存的方式有两种:通过人的大脑的记忆功能加以贮存;借助于纸张、胶片、磁盘、光盘等物质载体加以贮存。正因为信息可以贮存,人类社会所拥有的信息总量才会不断增长。
(三)信息的类型
按照不同的标准,信息可划分成不同的类型。
1.根据获取信息的方式进行划分,信息可分为直接信息和间接信息
直接信息是人们在社会实践活动中通过实地调查或直接观察得到的信息。间接信息是人们从传播渠道和信息载体所获得的信息,它通常是经过了他人加工制作过的信息,属于二三手资料。一般来说,直接信息是来自工作实践的第一手资料,生动、鲜活,比较可靠,但数量有限;间接信息是大量的,但可靠性程度差别很大,必须加以认真鉴别。
2.根据信息变化的快慢进行划分,信息可分为动态信息和静态信息
动态信息是关于正在进行中的事物的信息,它通常具有极强的
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