实用-内部控制-采购控制——Good!.pptVIP

* 10-1 关键采购流程的关键控制点 【3】建立采购控制制度 设置独立的采购部门，并与验收、记录、保管等职能分离； 采购部门内部应按职能分离岗位，不同功能不得由一个人或一个小组包办，即采购不宜按采购对象或供应商分工，应以采购职能分工； 采用先进的采购方式如集中采购、先使用后采购，以降低库存和采购成本； 所有采购均应以预先编号的采购订单或合同为依据，其副本应交财务部门和验收部门存档以用作核对； 建立供应商评审制度和流程,定期审核并确认合格供应商； 对重要的供应商,建立详尽的档案库并随时更新 对用于日常生产、管理的大宗、经常性采购物资，采购部门应选定2—3家合格供应商,保证采购安全； 对特殊的、非经常的、大额的采购项目，应公开招标 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【4】建立收货制度 按责权分离原则，设置独立行使收货职能的部门，审查所收货物与请购货物的一致性；（独立审核） 验收部门应在相关部门的配合下对货物的数量、质量、规格、供应商等进行验证并与原始请购单和订单比较，确认无误后填制验收报告并签署，以证实货物的存在；（资产证实功能） 验收报告是表明采购交易完成及债务成立的证据；验收报告应预先编号，填制后交采购、财务等部门； 在验收报告基础上编制验收日誌（受托责任履行的记录） 验收部门限制非授权人员接近 对因特殊缘由直接送交使用部门的货物，应补办验收程序,由使用部门确认实物，验收部门核对全部单据并在验收报告和验收日志上特别注明 对逾期交货的行为,应建立特别批准程序 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【5】债务记录的会计与簿记控制 “批准凭单夹”内容的一致性详细审核； 入帐前核对其他已存档的业务文件，确认业务的实在性和符合性； 比较收货报告日期和A/P明细帐入帐日期，确保两者在同一会计期间； 独立审核、比较发票与其他批准文件的准确一致； 确认所有入帐的A/P均由授权批准人批准； 所有入帐的原始单据必须盖销或打孔，以防循环使用； 案例：据美国【财富】1993年1月号文章报道，在对300个客户（包括“财富500”中的 20家）的检查后，估计因重复支付而造成的损失每年约为35亿美元。 对期末发票未到的收货，按合同价或定单价暂估入帐，保证成本和存货核算的正确性 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-1 关键采购流程的关键控制点 【6】付款业务的控制 按国家关于现金及支票管理办法执行； 签发支票前应审核附属凭证的正确性和有效性； 未经授权人员不得处理已签发的支票； 授权签发支票者不得编制付款凭证和保管空白支票； 核对应付款借方与银行对帐单、现金支出，以控制债务的解除； 所有采购应付款均按合同规定的支付条款或公司的付款政策执行 十、采购业务循环的基本控制（总结） * 10-2 采购行为的2个关键组织设计： 1、采购与付款在组织上的分离，在业务上的分离 采购付款是对采购业务的最后监督，而非采购业务的附属 采购部门不得干预、指挥采购付款 采购染指付款对企业的威胁 - 普尔斯马特案例 在长沙公司出事之前，公司已派人员针对当地的采购部门进行审查。结果昆明的一名 采购经理，居然立刻打电话给30多个供货商，让他们赶快结清货款，并威胁道“否则 就再也拿不到钱了”。 2、采购与存货在组织上的分离，在业务上的分离 存货的收入、库存、处置是对采购行为的监督，而非纯粹物流的延续 采购部门不得介入存货管理和处理 采购染指存货管理对企业的威胁 – BL公司案例 仓库大量堆积生产上早已不需用的物料，有些备件海外空运放置3年箱未拆； 在得知组织改造消息后，采购部门负责人连日“加班”，修改、删除修改库存电脑数据。 十、采购业务循环的基本控制（总结） * * 3-12 采购人员培训 公司通过持续培训以确保采购人员具备并保持专业水准； 必须为每一个采购人员制定培训计划以使其掌握公司的采购准则和要求。 ? 3-13 责任及处罚 凡违反公司制定的采购政策及其他规则、规定的，必须对由此引起的损失（物品、物料、设备或合同性服务）承担个人经济责任。 三、采购政策设计 * 4-1 采购规划控制的流程模块 4-1-1 采购规划的性质： 采购规划是一个过程，用以确认最佳采购行为和结果（物品、服务）以满足企业需求 采购规划过程需考虑： 是否采购？(Whether) 如何采购？(How) 采购什么？(What) 采购多少？(How much) 何时采购？(When) 从何采购？（Where) 四、供应商选择与管理 * 信息输入 需求范围报告；发货能力说明 采购渠道；市场状况 假设条件 手段与技术 制造 / 采购 分析 专家判断；合同类型 结果输出 采购管理计划；工作说明 信息