公文写作剖析.ppt

什么是 “公文 ” ？ 范例 1. 范例 2. 总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。 任务？做法？结果？ 通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。 但我们想要的或者说总经理想要的结果是什么呢? 下面是一至九段秘书的不同做法。 范例 6. 公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 、 条例、规定、办法、决定、命令、指示、批复、通知、通报、公告、通告、议案、请示、报告、调查报告、总结报告、函、会议纪要 适用于： 批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项； 任免或聘用干部。 大多数情况下属于下行公文。 适用于： 向上级机关请求指示、批准。 是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。 特点：超前性、说明性和单一性。 种类： 请求批准类、请求帮助类，请求批转类。 ①要遵守行文规则； ②理由要充分，要求要合理； ?格式要正确，语言要得体； ④要坚持一文一事，不要搞多头请示。 　 适用于答复下级机关请示事项。 批复，是答复下级机关请示事项的指示性公文。 特点：针对性和指导性。 类型： 根据请求批准的请示和请求帮助的请示分为： 表态性批复和指示性批复。 批复写作要注意： ?要先回应后批复：?态度要鲜明，措辞要明确； ?要及时批复。④篇幅要短小。 范例 10. 从内容分主要有：综合总结和专题总结。 综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。 专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。 总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。 1.标题 范例 12. 范例 回复函 华海公司关于错运货物的回复函 张悦先生： 五月二十日有关第645号订单的来信收到。 得知错运货物，本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运，应于一周内运抵。有关文件将加函寄上。烦请暂存错运给贵方的货物。如有任何疑问，欢迎与本公司联络。对于是次错失，谨再次表示歉意。 华海公司销售部主任陈岚 2010年10月30日 报送材料函 关于上报《××公司二期改造项目评估报告》函 ××工银商字[2010]××号 ××市××分行： 现呈报《××公司二期改造项目评估报告》，请审阅。 附件：××公司二期改造项目评估报告。 ××工商银行（盖章） ××××年××月××日 计划 为了完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署，让工作变得更为有序。 （1）别称 规划——长远的发展计划 安排——短时间内要做的具体事情 设想、打算——初步的、未成型计划 方案、要点、意见——上级的指导意见 （2）计划的形式：条文、表格、图画、混合 计划制定 计划制定要符合SMART原则 S———具体的 Specific M———可衡量的 Measurable A——— 可实现的 Achievable R———相关的 Related T———有时间限制的 Time-bound 何为SMART 1、具体的 做什么？做到什么程度？何时做完？ 2、可考核的（考核标准） “上级知道如何衡量他的工作结果吗？” 3、具有一定挑战性的 “这个目标是否是具有挑战性的而又可以实现的？” 4、具有相关性 “各分目标要围绕总目标而定” 5、时间性（完成时间） “该项工作应该在什么时间完成？” 计划制订过程一 正确理解总目标 制定符合SMART原则的计划 检查自己的计划是否与目标一致 列出可能遇到的问题和阻碍，找出相应的解决办法 列出实现计划所需的资源 确定计划完成的日期，并对计划书面化 计划制订过程二 A：收集资料，确定计划的基本前提条件： a.外部和内部的前提条件 b.定量和定性的前提条件 c.可控和不可控的前提条件 计划制订过程二 B：确定目标和实现目标的行动计划 a.根据前提条件的认识，确定目标 b.进一步调查研究，明确计划的具体前提条件 c.提出多种可供选择的方案，经过比较分析，确定最优或最满意方案 计划制订过程二 C：分解目标，形成合理的目标结构 a.通过目标的分解而把活动任务分配到各责任点上，以保证组织内部各方面行动和目标的一致性 b.为动员组织各种资源和分配资源提供依据 c.促成一种井井有条的工作秩序 d.使组织所有活动围绕同一目标努力 计划制订过程二 D:综合平衡 a.任务之间的平衡 b.主产和资源平衡 c.分析不同环节在不同时间的任务与能力之间是否平衡 计划的写法 (一)表格式计划 适用于时间短、范围窄、变化小、内容单一的具体安排。 （二）文表结合式计划