2015办会办事讲义要点.ppt

* * 办会、办事培训材料 * * 如何办会：办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现，还直接影响着组织的声誉。　 会议的基本套路：会前准备、会中服务和会后整理 　  会前准备 会中服务 会后整理 * * 会议是否成功，会前准备是关键—— “功夫在会前”。准备阶段主要有六个方面： 一、会前准备 制定会议方案 起草会议文件 搞好协调保障 下发会议通知 报告上级机关 设置会场 * * （一）制定会议方案 会议方案一般包括下列内容： 1、会议名称、 指导思想、会议时间、会议日程。 2、会场地点、 参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算、会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全应急措施等。 3、有的会议还需安排参观、录像、报道、颁奖、摄影等。 4、会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。 * * (二)起草会议文件 主要包括： 工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会 议须知等。 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安 排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房 间及电话号码、文化娱乐安排、注意事项等。 起草文件应注意四点： 一是吃透上级精神，领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握会议动态； 四是早动手、早呈送。　 * * （三）搞好协调保障 大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。 要成立筹备工作机构，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组（包括医务人员）、安全保卫组等。 会议开始后，筹备工作机构即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备工作机构，只需固定几个负责会务工作即可。　 * * （四）下发会议通知 会议通知一般包括“八要素”： 会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。 注意事项主要有： 需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。 （五）报告上级机关 就会议筹备和进展情况、突发状况等及时报告上级机关，以便领导了解情况，做好调整和应对工作。 * * （六）设置会场 主要有三项工作： 1、主席台的布置 主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并调试 话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定， 党的会议应按照党委正副书记的顺序安排；行政会议，按照 编制序列安排。如上级领导参加会议，应安排中间就座，拿 不准的要及时请示。 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告知上台后所坐方位。 如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化， 应及时调整座次、座牌名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真打印名签，谨防错别字。 * * 主席台人数为偶数时 主席台人数为奇数时 * * 2、小型会议、会谈的会场布置 上级领导 主方领导 * * 与外宾会谈 B为客方 A为主方 与上级领导会谈 B为主方领导 A为上级领导 与客人会谈 主方 客 方 正门 * * 3、签字仪式 4、合影（与主席台座次一致） * * 5、会场座区的布置 按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。 6、分会场的布置 如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有领导参加，要及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。 另外，对会场的供电、供暖（冷）、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停电。 按照领导意图布置好会场后，应请领导到现场做指导、检查，发现问题，及时整改。 * * 二、会间服务 　 （一）组织好会议报到 1、设签到处，摆放欢迎水牌和签到台鲜花； 2、准备好签到册、签字笔； 3、指定专人迎接报到人员，对先抵达的人员做好安排； 4、报到时核发会议证件、有关材料和房间钥匙牌等 ； 5、及时向分管领导汇报报到情况 。 （二）做好会议