会议管理培训分析报告.ppt

深圳市库马克新技术股份有限公司 深圳市库马克新技术股份有限公司 深圳市库马克新技术股份有限公司 同润集团会议管理培训教材 2015- 05- 13 * 凡是会议，必有主题 凡是主题，必有议程 凡是议程，必有决议 凡是决议，必有跟踪 凡是跟踪，必有结果 凡是结果，必有责任 凡是责任，必有奖惩 凡是奖惩，必须透明 目录 为什么要对会议进行管理？ 会议的基本流程 在什么情况下需要开会？ 会议中的几种角色？ 会议召开的流程 会议中的注意事项和规范 会议失败有哪些原因？ 如何开好会议？ 一、为什么要对会议进行管理？ 据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议。 《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间达到3.5个小时，非正式会议时间大约1小时。 * 会议成本的计算 会议成本=时间成本+直接成本+机会成本（效率损失成本） 时间成本=∑参会人员单位小时工资×会议时间（包括会议准备时间、会议时间以及会后总结） 直接成本=设备设施费+场地费+差旅食宿费+文件准备 机会成本是指由于开会而可能丧失的其他可以产生效益的机会或者是由于主管离岗而造成公司管理效率下降。比如，由于不能及时接听重要客户电话而造成的损失；由于不能及时处理客户投诉而造成客户流失；或者由于不能及时处理管辖范围内的突发事件而造成的损失等。 * 1.可以提高开会的效率和决议的质量，提高会议决策的执行力。 2.可以集思广益，征求多方意见，解决实际问题。 3.可以加强群体沟通，消除误会。 4.可以及时传达公司的重要决议、奖惩决定、方针政策的调整等。 5.可以监督员工工作进展，合理分配资源。 做好会议管理有哪些好处 * 二、会议的基本流程 1.在什么情况下需要开会？ 当需要听取部门汇报工作，协调矛盾的时候 当公司有重要决议、信息或重大调整需要传达给很多人的时候 当有一项重要工作需要各部门（各岗位）协同解决，分配任务的时候 当有一个问题需要大家集思广益，共同寻求解决办法的时候 当有些事情需要当众表扬或批评的时候 2.会议中的几种角色 ① 组织者 会议的组织者主要负责会前的准备工作，包括与主持人确认会议的主题、目标、时间、人员和议程，会议通知的下发，会议材料准备，场地、设备、人员、食宿的安排与协调。 二、会议的基本流程 * ② 主持人 一个成功的会议主持人通常要扮演三个角色： 会议主持者 时间控制者 秩序维护者 二、会议的基本流程 主持人的责任 营造和谐氛围，维持会场秩序 引导会议按照议程进行 合理分配发言时间 减少与议题无关的争辩和讨论 正确总结讨论内容 帮助参会者理清思路，引导发言人解释说明 保持中立，多方征求意见 二、会议的基本流程 * ③ 参与者/发言人（两种：必须参加，随意参加） 二、会议的基本流程 时间 参会者的责任 开会前 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备个人建议或意见 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量发言的心理准备 开会中 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 保持开放的心态，以解决问题为己任 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 开会后 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成 ④ 会议记录者 会议记录者的功能 会议中实时记录会议内容，尤其注意重要观点、意见或决议。 会后协助主持人对会议进行总结归纳，及时整理会议纪要，交由相关领导审批后，传阅各参会人员。 观察预防功能。会议记录者可以从旁观者的角度来观察会议中是否存在一些误区，并对主持人进行提醒。对会议过程中存在的问题或缺陷进行反思总结。 二、会议的基本流程 会议记录的注意点 重要会议应录音下来，作为会议记录的依据。 分清事项的轻重缓急 对与会者的发言要适当归纳总结 集中注意力，避免遗漏重要内容。一旦有内容遗漏，立刻向发言人确认清楚 客观、如实地记录会议内容，不要带有主观偏见 会议结束后3小时内需整理出会议纪要提交相关领导审批，审批后当天传阅给各参会人员。 会议记录（纪要）中记录的事项应明确具体内容、完成时间、完成标准、责任人、所需配合资源。 二、会议的基本流程 ⑤ 责任人/督查人 会议结束之前，必须确定各项决议或任务的责任人以及督查人。没有确定谁负责、谁追踪，会议就是失败的。责任人和督查人应明确写在会议纪要中，如果在要求的时间内工作没有完成，就追究这两者的责任。 二、会议的基本流程 3.会议召开的流程：一个中心，两个基本点 一个中心，即整个会议的议程，这是会议最核心的部分。主要包括： 1）会议的开始：致主题词，包括阐明会议的目的、交流会议议程、介绍时间安排、严肃会议纪律、指定会议记录人。