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如何归档邮箱及其中的文档? 归档邮箱的意义就在于可以把你邮箱中长时间不用的但又保存价值的邮件移到你的计算机上进行保存，以便以后查阅，同时释放出被占用的邮箱空间。Notes根据你在归档设置中的时间设置，对邮箱中的邮件进行归档处理，也可以在任何时候把被人工选择的邮件并立即将其归档 如果你是第一次使用邮箱的归档功能，那么在进行归档邮箱数据库或邮件前，必须首先建立一些归档设置。 如何进行邮箱归档设置？ 启动Notes，进入你的邮箱。 用鼠标在菜单条依次选择“操作”→“归档”→“设置”（如图 1）。弹出现一个归档设置对话框（如图 2）。 图 1 在“归档设置”对话框选择“基本”书签，将进行以下选项的设置。 图 2 选择“更改”可以更改归档数据库所在服务器地址。 在“归档设置”对话框选择“设置”书签，将进行以下选项的设置（如图 3）。 图 3 “设置”里可以使用“添加”创建自己的归档数据库文件夹(如图 4) 图 4 选择“选择文档”可以自定义归档文件属性(如图 5) 图6-5 确定后回到“设置”页面将以完成的归档数据库文件夹 在“归档设置”对话框选择“高级”书签，将进行以下选项的设置（如图 6）。 图 6 注意：要先选择“预定归档将在本地进行”然后单击“日程安排”按钮。 注意 如果未显示上述选项，则此数据库的归档被设置为基于服务器。 接下来设置日程安排： 图 7 1. 定位合适的时间并单击复选标记，以便从下拉列表中选择时间。 警告 请确保您的计算机在每天的此时都处于打开状态。例如，如果您在夜间关闭计算机，则可以设置在午饭或例行会议期间执行归档。 2. 选择要运行归档的所有日期。 3. （可选）选择“任何场所”，或单击“指定场所”，然后选择要运行归档的场所。 4. （可选）要删除定制，请单击“重置为缺省值”。 5.单击“确定”两次。 6按“确认”退出设置。 以上的所有设置可以根据需要，参照上述步骤进行修改。 怎样进行邮件归档？ 启动Notes，进入你的邮箱。 用鼠标在菜单条依次选择“操作”→“归档”→“现在归档”。 Notes将根据你的“归档设置”设定的过期天数时间，把相应的邮件移出邮箱，并保存在你计算机的上的归档数据库，以备查阅。 注：归档工作应该定期执行来节省你的邮箱空间。 怎样进行选择性的邮件归档？ 选择性归档是把你在邮箱中选中的邮件立即归档，不受归档设置中只有超过设置日期邮件才被归档的限制，操作方法： 启动Notes，进入你的邮箱。 在你的邮箱中选中要归档的所有邮件。 用鼠标在菜单条依次选择“操作”→“归档”→“归档选定的文档”。 怎样查阅和利用已归档文件？ 启动 Notes，进入你的邮箱，在你的邮箱视图有一个“工具”图标点击旁边的，打开后，可以看到归档按钮，同样点开右边的后就可以按照以前的设定查看归档文件了（如图 8）。 图 8 用鼠标单击“”或其他相应图标，进入归档数据库（归档数据库可能你的邮箱机构不完全一样），可以直接阅读相应的邮件。 如果想把已经归档的邮件恢复到邮箱中： 首先、在归档数据库中选中要恢复的邮件；然后在菜单条中选择“编辑→拷贝”。 按“ESC”回到你邮箱状态，选择邮件恢复的位置（如收件箱）。 在菜单条选择“编辑→粘贴” 把被归档的邮件恢复到指定位置。 如何手动压缩自己的邮箱 首先进入自己的邮箱，在菜单栏选择文件――》数据库――》属性（如图9） 图9 点击书签，（如图10） 点击压缩就会自动压缩您的数据库。 归档条件名 归档数库名