来访接待管理规定20130201.docVIP

圣得西来访接待管理规定 编 号：TG-GD-001-A1 起 草： 审 核： 审 批： 密 级：公开 责任部门： 体系审核： 生效日期： 内审周期：1年 发文范围：总经办、人力行政中心、财记中心、审计监察部、品牌中心、公共事务与企业推广部、设计中心、采购中心、ODM事业部、质量部、营销中心、圣奥威斯事业部 1.目的 为规范接待管理，使接待工作井然有序，让来访人员有宾至如归的感觉，特制定本规定。 2.适用范围 适用于公司所有来访接待管理。 3.管理责任 3.1 总经办负责场地和环境的定期维护，各部门负责接待来访时的具体事务。公司级接待由总经办进行作业服务和统筹管理，部门级和常规级接待由受访部门负责。 3.2 相关部门负责客户客人来访接待与陪同。 3.3 门卫及前台负责客户客人来访信息传递及接待引导。 4.管理内容 4.1 接待原则：热情周到、以礼相待、贴心服务、宾至如归。 4.2 来宾分类 等级 类型 范围 A 公司级 重要政府官员、大型参观团、工作检查组、公司级重要活动接待、总经理指定客人、一类商场领导 B 部门级 一般政府官员、重要加盟商（意向）、省级广告合作商、重要供应商（面辅料、设备等）、团购大客户、其它重要来宾、总经销商、二类商场领导 C 常规级 加盟商、售后服务、求职人员、业务员、其它来宾 注：接待等级由各部门负责人视情况确定，在《接待申请表》中约定。 4.3 接待分工 各部门应设置接待专干岗位(兼职)。主要部门接待专干安排如下: 序 部门 接待专干 序 主管部门 接待专干 1 总经办 彭永 7 设计中心 曹洁 2 人力资源部 王江 8 采购中心 何彬彬 3 财计中心 李星星 9 ODM事业部 文胜红 4 审计监察部 赵思意 10 质量部 艾凤 5 品牌中心 唐亮 11 营销中心 周圣艳 6 公共事务与企业推广部 周妮 12 圣奥威斯事业部 张颂 4.4 接待规格 等级 类型 接待规格 主陪领导 陪同人员 接待地点 A 公司级 公司副总经理级以上领导 相关部门负责人、讲解员、摄影师、接待人员 视频会议室或贵宾室 B 部门级 部门负责人 部门接待专干、讲解员（参观） 小会议室 C 常规级 工作人员 无 相关接待室 4.5 接待流程 接待申请→日程安排→用车安排→住房安排→参观推介→会谈安排→用餐接待→活动安排→关系维护。 4.6 接待申请 4.6.1 公司级来宾及部门级来宾接待，接待专干详细填写《来访接待申请表》,包括来宾信息、交通、参观、摄影、会谈、食宿、休闲、礼品等内容，公司级接待提前1周申请，部门级接待提前1天申请。《来访接待申请表》提交相关部门负责人批准，报总经办组织安排。 4.6.2 常规级接待，由门卫做好来访登记，通知相关方接待，禁止陌生人无工作人员接送进出园区。 4.6.3 快递员由门卫接待，通知相关方在门卫室办理业务，与公司有合作协议的快递公司人员可以登记后进入园区。应聘者应聘在门卫室填写求职表，由招聘专干陪同进出园区。 4.7 日程安排 4.7.1 接待专干制定《来访日程安排表》，接待相关人员包括主陪领导、部门负责人、讲解员、摄像师、接待人员、司机等。与来访客人确认后提前1天通知来宾及相关接待人员。 4.7.2 接待专干负责跟踪来访客人具体的到达时间，并提前15分钟通知相关接待人员做好接待准备。 4.7.3 来访日程安排有调整时，接待专干在第一时间内通知主陪领导及相关方。 4.7.4 接待专干提前做好各项接待工作安排，并提前1小时检查各项工作是否就绪。 4.7.5 贵宾级接待由接待专干组织相关人员召开工作会议。 4.7.6 临时性贵宾来访，由接待专干在接到通知的第一时间组织相关部门召开工作会议。 4.8 用车安排 4.8.1 接待专干提前1天填报《用车申请单》，总办负责安排专车，做好接站牌，外国来宾需在接站牌上同时写明来宾的中文与外文姓名。 4.8.2 车队长提前1天作好用车安排，并将接站牌、《用车申请单》、《来访日程安排》交与司机。 4.8.3 司机应保持车辆整洁可用，提前20分钟到达接站地点，持接站牌在出口处迎候客人的到达。属重要来宾，主陪人员应随车一同前往。 4.8.4 司机应注意礼仪礼节，亲切问候来宾并帮助放置行李，引领来宾上车。 4.8.5 司机到达酒店后到柜台领取房卡，主陪人员引领来宾进入房间休息，将《来访日程安排》交予主访人员，协助办理入住手续，并主动征询客人其他需要。 4.8.6 车辆主管应根据《来访日程安排》做好来访全程车辆安排，与主陪人员保持紧密联系，确保车辆按时到达指定地点。 4.9 住房安排 4.9.1 公司级接待安排5星级酒店住宿，部门级接待安排3星级以上酒店住宿，长住客人优先安排公司宿舍客房