有力的书面表达(邮件及报告写作技巧)解析.pptVIP

1、主题明确（TOPS标准） 章节名称 标题行 小标题 清晰描述整份报告的主要信息 章节传递的主要信息 一页报告传递的主要信息 某个栏目传递的主要信息 T: Targeted to audience 瞄 准 观 众 O: Over- arching 周 延 完 整 P: Powerful 掷 地 有 声 S: Supportable 言 之 有 据 报告概述 报告撰写 您能用一句话介绍您的报告吗? 1、主题明确 报告撰写 思考: 本公司在甲、乙、丙三个市场具备发展潜力 本公司应积极打入新兴起的市场, 以尽早占有优势竞争地位 TOPS标准 报告撰写 (No overlaps不重叠) (No gaps不遗漏) Mutually Exclusive / Collectively Exhaustive 相互之间具有排他性 整体而言毫无遗漏 2、内容完整 （MECE原则） 报告撰写 1. 修理车顶的破洞 2. 买新的车内地毯 3. 写报纸广告稿 4. 买新的顶灯 5. 修理车身凹陷处 6. 喷漆遮盖锈斑 7. 写后窗售车广告 8. 写公告板的售车海报 9. 将车内吸尘 练习： 卖旧车前的准备 报告撰写 车体修理 车内部打理 准备广告 修理车顶破洞 修理车身凹陷处 喷漆遮盖锈斑 买新的车内地毯 买新的顶灯 将车内洗尘 写报纸广告稿 写后窗 售车广告 写公告板的售车海报 卖旧车前的准备 准备出售旧车 报告撰写 3、逻辑清晰 报告撰写 运用金字塔原理和MECE原则 注意每页之间的连续性与内在逻辑关系 关注图表的逻辑性 注意每页之间的连续性与内在逻辑关系 1 6 5 4 3 2 考虑到不同类型的品牌策略的优劣势以及X公司的现状与需求, 建议采用多品牌管理的营销策略 建立多品牌机制的过程中, X公司需要通过品牌战略制定, 品牌管理实施, 以及定期的实施效果回顾实现品牌的有效管理 了解各品牌的目标顾客与辐射人群是实现品牌管理的首要步骤 确定目标顾客群后, 运用品牌核心价值定位模型可以帮助企业界定品牌的价值内涵 X公司各品牌的核心价值有不同的侧重点以满足目标顾客诉求的差异 针对品牌核心价值的差异, X公司各品牌相关产品线规划也需做相应调整 报告撰写 关注图表的逻辑性 线形流动 垂直流动 循环流动 交互作用 合力作用 改变方向 杠杆作用 渗透/ 障碍 过滤/ 筛选 相互关系 要素 分割 报告撰写 4、文字：简洁明了 特点 简化文本的方法 作用 报告撰写 文字简洁（4种） 配合运用合适的图表 帮助观众看复杂的演示或章节的结构 强调重要观念 从必须展示的内容中区别必须讲的内容 清除附加说明的评论内容, 如 “例如”、“就是” 等词 将句子从八个字编辑简化为五个, 从五个到四个以及以此类推 练习: 请将下面的文本简化为演示用的文本 报告撰写 组织构成中的主要弱点 股票及债券演示管理结构有几个重要的不足之处. 它们必须在实质性的责任重组中被纠正 没有一个公认的公司领导 (例如: 管理委员会、执行总裁、CFO、COO) 对于主要工作或者地域市场范围, 缺乏明确授权和责任划分 在生产部门和行政管理部门之间存在着实际冲突 (例如: 谁决定预测) 在公司活动的不同阶段, 未对应授予地区 (或者分支部门) 授予多少自主权有足够的思考并得出结论. 公司总部在每一阶段所能行使的权力又是什么? 答案: 可以减掉的内容 没有一个公认的公司领导 (例如: 管理委员会、执行总裁、CFO、COO) 对于主要工作或者地域市场范围, 缺乏明确授权和责任划分 在生产部门和行政管理部门之间存在着实际冲突 (例如: 谁决定预测) 在公司活动的不同阶段, 未对应授予地区 (或者分支部门) 授予多少自主权有足够的思考并得出结论. 公司总部在每一阶段所能行使的权力又是什么? 报告撰写 组织构成中的主要弱点 股票及债券演示管理结构有几个重要的不足之处. 它们必须在实质性的责任重组中被纠正 最终出现在报告中的文字: 没有公认的公司领导 权力和责任划分不明确 生产和行政部门存在冲突 地区自主权和公司权力之间存在紧张关系 报告撰写 组织结构弱点 将文字转化为图表 文本直观教具 改进过程 创造想象力 激发洞察力 建立优先次序 成功执行 激发洞察力 成功执行 建立优先次序 创造想象力 改进 结构性直观教具 改进过程 报告撰写 图表：简洁明了 ? 简单图表 ?平面图形 ?演示报告可适当使用动画 ?使用动画时图形按照顺时 针顺序出现 ? 复杂图表 ? 立体图形 ? 图表的阴影 ? 多于5种颜色的图示 ? 打印报告不使用动画 ? 动画