学生档案管理第一章课件.ppt

前言 设立《学生档案管理》选修课背景 目的 提高学生档案意识水平，从而保障学生的切身利益 档案的四个要素： 1、档案的来源：在实践活动中直接形成的。 档案的四个要素： 2、档案的条件： 第一，必须是办理完毕的文件材料； 第二，必须是具有一定保存价值的文件材料； 第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件材料。 档案的四个要素： 3、档案的载体，形式多样。 （1）物质载体形式的多样性。如纸张、甲骨、竹简等； （2）记录方式的多样性。如文字、图表、声像等； （3）信息内容表达的多样性。如文书档案有法律、办法、决定，科技档案有竣工图、测绘图、产品图等 。 档案的四个要素： 4、档案的性质是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。 是档案定义核心内容，是档案的本质属性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物独一无二的本质所在。 九一八事件日本的电报档案 1931年9月18日驻扎在沈阳的日本关东军将南满铁路一段路轨炸毁。 发回日本国的电报称：是中国军队破坏铁路并袭击日守备队。 电报档案是真的，但与事实不符 。 二、档案与相关事物的关系 （一）档案与信息 什么是信息？控制论创始人维纳（诺伯特·维纳(Norbert Wiener，1894-1964)是美国数学家，控制论的创始人）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称”，它被奉为经典性定义。 信息理论告诉人们，信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值，甚至会对人类社会造成负面效应乃至灾难。所以越发达、文明程度越高的国家越重视档案。 所以，就档案与信息的关系而言，档案是一种信息，但是信息不仅包括档案。 两者内容上的交叉重合部分的特点也明显不同。 档案中虽也有知识，但是不系统的知识片段。 图书内容中虽也有对历史事实的记载，但却不是原始记录 （2）按档案的制成材料分： 除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案。 （3）按立档单位性质分：有党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等公务档案。 私人档案是人们在私人生活中形成的档案，形成主体主要为个人。 公务档案被各级各类档案机构收藏。私人档案散存于私人手中。 （4）按时期分：有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。 目前，被人们普遍认可的现实种类（非严格逻辑种类）有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案。 （一）凭证价值和情报价值 凭证价值 档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值——凭证价值。也就是说，它可以成为查考、研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具。 1871年3月28日巴黎公社宣告成立 档案价值（伊拉克战争） 编史 黄东霞 主编 编志 黄东霞 参编 记载唐朝 贞观二十年 （646年） 至1990年 编研档案信息，开发档案信息资源。 宣传教育职能。通过举办档案展览，宣传企业生产、经营和科学技术发展等方面的情况，从而增强企业管理者和社会的档案意识。 高校档案馆类似于企业档案馆。 一、档案管理的基本原则 《中华人民共和国档案法》规定：“档案工作实行统一领导， 分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”这就是我国档案工作的基本原则。 这一原则的基本思想包括三个部分： (1)确立了档案工作的组织原则和管理体制--统一领导、分级集中地管理国家全部档案； （2）提出了档案的基本要求--维护档案的完整与安全； （3）体现了档案工作的基本目的，规定了档案工作的主要标准--便于社会各方面的利用。 二、档案管理工作性质 档案管理工作性质：档案管理工作是一项服务性、客观性、机要性和科学性很强的工作。 档案管理工作是一项服务性的工作。档案部门管理档案，从总体而言，并不直接生产物质财富，也不直接从事国家的管理活动，它是通过档案管理和提供档案信息这种特定方式，为人们了解情况、总结经验、研究问题、制定方针政策提供档案材料，为当前和长远的各项工作服务。 档案管理工作是一项客观性的工作。档案管理工作必须维护历史真实面貌，历史怎样发展，档案就该怎样记录。只有这样它才会成为后来查考利用、研究处理问题时的可靠根据，成为第一手材料，成为历史的真凭实据。 档案管理工作是一项机要性的工作。档案本身的特点以及国家利益要求在档案管理工作中需要保守