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大数据时代背景下高校人事档案管理探究 　　 摘要：高等院校学科门类丰富，需归档的人事档案数据庞大且形式多样。人事档案管理部门要在大数据理念下，建立“大档案”思维，充分合理地使用人事档案数据，使其在高校师资培养、人才评估、科研团队组建等多个方面发挥作用。 　　 关键词：大数据 高校 人事档案管理 　　维克托?迈尔-舍恩伯格在《大数据时代》一书中指出：“大数据时代的来临使人类第一次有机会和条件，在非常多的领域和非常深入的层次获得和使用全面数据、完整数据和系统数据，深入探索现实世界的规律，获取过去不可能获得的知识，得到过去无法企及的商机。”对于人事档案这类典型的数据收集整理类工作来说，大数据时代的到来为我们的工作带来了新的机遇和挑战，同时也给我们提供了新的思路和方法。目前国内各高校所采取的人事档案管理模式基本都以收集、整理、保存为主要任务，并没有真正的做到大数据时代对数据的要求――“让数据发声”。在有高端科学技术支撑的今天，如何利用大数据理念来提升人事档案管理水平，架构出实用高效的高校人事档案管理模式，是值得我们思考的问题。 　　一、建立完善的人事档案数据库，达到“样本=总体”的大数据要求 　　 人事档案不完整、不全面的问题是高校人事档案管理过程中经常被提及的一个话题。“大数据时代”不仅要求数据的数量大，更重要的是要做到在数据处理时能得到所有数据，而不是采用随机分析或抽样调查的方法来完成数据的分析和整理。 　　 1.造成人事档案不完整、不全面的原因 　　 （1）必威体育官网网址性原则导致档案所有人无法及时完整地核对、补充个人信息。人事档案一直以来都是作为机要文件由专门人员和部门进行整理、检查、审核、保存和传递的，档案所有人无权自己完成上诉程序，对于一些必威体育官网网址级别较高的个人人事档案甚至无权申请查看。这些限制导致档案所有人不能完整地、及时地查阅自己的全部档案信息，对于人事档案中缺失的部分内容也就无法知晓，更不能做到及时地补充和完善。 　　（2）档案所有人的个人重视程度不够。人事档案是反映档案所有人成长历程和德能勤绩等各方面信息的重要资料，但如果不是专业的从事人事工作或档案管的人员，往往意识不到人事档案的重要性，对于哪些内容应该记录到档案当中也不是非常明确。加之高校教师把大部分精力都放在教学、科研等方面，对于个人档案的整理和完善的工作往往不够重视，甚至是忽视。 　　（3）人事档案收集频率过低，导致归档信息有所丢失。我国高校基本采取“年终总结”的方式，对教职工个人一年来的工作成果进行汇报总结，同时填写相关表格并提供附件证明材料作为个人人事档案的充实。但长达一年的时间跨度，足以使一些原本认为重要的资料信息变得不再那么重要，也可能使原本整理完备的资料信息有所缺损或丢失，而这些都将导致个人人事档案的不完整、不全面。 　　2.解决人事档案管理制度中存在问题的措施 　　（1）调整人事档案的必威体育官网网址形式。对于人事档案中的个人基本信息、教学成果、科研成果等由个人填写并逐步完善的部分做开放式的处理，使得档案所有人能够及时地查看个人档案并进行相关信息的补充，以保证档案资料的完整性;对于组织评价等需要必威体育官网网址的部分继续采取必威体育官网网址原则。 　　 （2）加大宣传力度，提高教职员工档案意识。高校人事档案管理部门、各院系应联合起来加大宣传力度，使教职工明确人事档案在个人成长中的重要性，使档案意识扎根于每位教职员工的心中，养成主动整理完善个人人事档案的习惯。 　　 （3）创建人事档案实时更新平台。大数据时代要求数据的实时性和时效性，每年更新一次人事档案记录显然已不合时宜。高校人事档案管理部门应该提供“及时更新”人事档案信息的凭条和服务，使教职工能够将自己的教学、科研、创作、社会服务等业绩成果快速、及时、准确的以数据模式录入到人事档案数据库中。 　　二、创建“大档案”思维，掌握全方位、多维度大数据型人事档案信息 　　 维克托在《大数据时代》一书中阐述了大数据时代数据的特征应该是“更多―不是随机样本，而是全体数据”、“更杂―不是精确性，而是混杂性”、“更好―不是因果关系，而是相关关系”。业界也经常用4个V来描述大数据的特征：数据量大（Volume），类型繁多（Variety），价值密度低（Value），速度快时效高（Velocity）。 　　 由于信息数据存储条件的限制，目前我国大部分高校的人事档案信息归档存储中存在一定的问题。 　　 第一，在人事档案归档时，特别是业绩档案部分在归档前都要进行筛选和审核，大多以“重要信息优先存档、次要信息选择存档、无用信息不存档”为基本原则。而这些信息重要程度的判断都是由院系、教务处、科研处等相关部门的工作人员来完成的，那么工作人员的学历水平、知识结构、个人喜欢等因素都会对归档信息重要程度的评估产生影响，不可避免地造成人事档