幸福怡居三标段工程监理资料管理制度.docVIP

幸福怡居三标段 工 程 监 理 资 料 管 理 制 度 编 制 人： 总监理工程师： 监理资料管理制度 （一）、城建档案管理规定 1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆； 2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；监理机构栏加盖监理机构章； （二）、收文程序 来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档 1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记； 2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。 （三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理 第一种文件：各参建单位发给监理方需签核返回的； 专业监理工程师（ ）批阅签字→项目总监（ ）审核签字、项目部盖章→返回发文单位 第二种文件：业主或参建单位发给监理方需由监理转发的； 专业监理工程师（ ）传阅→项目总监( )批准→转发有关单位 第三种文件：各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的； 专业监理工程师（ ）批阅签字→项目总监（ ）审核签字→项目部盖章→返回发文单位 第四种文件：各参建单位发给监理方只需签核和归档的； 传阅→归档 第五种文件：各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。 传阅→归档 （四）、发文程序 拟稿→审稿→签发 1、会议纪要由项目总监指定拟稿人； 2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿； 3、根据授权，发文内容必须通过项目总监审核后才能定稿； 4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出； 5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。 （五）、收、发文登记 1、收文和发文分开登记； 2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起； 3、经济签证独立登记； 4、工程变更独立登记； 5、多个单位工程的项目、多个分段的工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。 （六）、资料收集 资料收集范围：政府部门、业主、各参建单位、设备材料供应商、本公司以及监理小组资料。 （七）、资料编号 1、按照当地建设单位或质监部门对资料编号要求执行； 2、城建档案和公司统一规定资料编号为：A监理类、B承建类、C、业主类； 3、各工程项目发文和收文统一编号。 4、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。 （八）、资料归档 1、按照总公司对竣工资料的有关规定归档（详见附表1）； 2、每大类采用公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开； 3、上交档案馆的资料由公司总师室派人协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档。 （九）、向公司移交资料 分类→装订→上交 1、单位工程结束后一个月内将竣工资料整理好上交公司总师室； 2、现场资料员向公司总师室上交资料时，应填好“资料目录”表，并由交接人签字。 （十）、监理机构用章管理 监理机构章必须由监理机构中专人负责管理，经总监同意后方可使用，用章应做好登记工作； （十一）、向档案馆移交资料 竣工资料由公司总工办负责装订（或经总工办同意由工地资料员就近装订），由工地资料员负责上报建设单位统一移交档案馆，竣工资料一般一式4份（档案馆、建设单位、接收单位、公司留档），特殊情况按照当地建设单位要求； （十二）、资料借阅 资料借阅必须经总工程师批准，并办好相关借阅手续后，方可借阅，阅毕及时归还总师室。 （十三）、资料信息化管理 所有资料都要求留有电子文档，待工程竣工后上报公司总师室留档。 （十四）、资料保管 1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作； 2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。 （十五）、失效资料处理 工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交公司总师室统一处理。 （十六）、总监、资料员的责任 资料员是监理资料管理的第一责任人； 总监对监理资料的管理负监督和管理责任。 附表1：监理工程挡案分类明细表(公司归档) 序号 分类 分册 册目名称条款（内容摘要）及编号 备注 1 合资同质文报件审 第一册 合同文件 1.1.1 监理中标通知书、建设监理合同 竣工归档 (短期保存) 1.1.2 招标文件、工程量清单 1.1.3 施工方中标通知书、投标文件 1.1.4 建设工程施工合同、分包合同 1.1.5 施工许可证、建设工程项目管理手册、质监通知书、安监通知书