第11章 Word 2003中自动化工具的应用.docVIP

Word中自动化工具现今社会的人们无论是工作还是生活都讲求一种高速度、高效率的原则，特别是对办公一族来说，过于繁琐的操作必将影响速度和效率的提高，而自动化的出现将操作简便化，这样就会自然而然地提高了工作效率。同样我们在编辑Word文档的时候，有效地利用Word中的自动化工具：“自动图文集”、“自动更正”、“自动完成”、“自动套用格式”，就会使文档的编辑变得更加得心应手。今天我们就来揭示一下Word中自动图文集的使用方法与技巧： 在一个Word文档中，可能有很多地方都要用到相同的短语、句子或者剪贴画，如果每次遇到这些相同的短语、句子或者剪贴画都要输入或插入的话，势必就会增加了大量的重复工作。那么在这种情况下，我们就可以利用Word中的自动图文集功能，用很简单的字符代表短语、句子或者剪贴画。在需要键入或插入这些短语、句子或者剪贴画的时候，只需要键入它们的代表符号即可完成上面的操作，从而就减轻了很大的工作量。 下面我们就以一个小实例来了解一下自动图文集的应用方法 例如：如果我们在文章中要多次输入“中国电脑教育报”这一行字，那么怎样才能避免重复操作呢？ 解决思路：使用Word的自动图文集功能，用一个简单的字“电”来代表“中国电脑教育报”这一行字，以后只要键入“电”字，然后按Ｆ３键，Word就会自动地将整行文字拼写出来了。 具体的实现过程如下：第一步：自动图文集的增加 首先打开Word，然后键入“中国电脑教育报”这一行字并选取它们。接着单击菜单栏中的“插入→自动图文集→新建”命令或者按快捷键Alt+F3，打开“创建自动图文集”对话框。这时我们可以从对话框内看到显示的反白文字，如图所示。接着我们在对话框内键入“电”字，这样就用“电”字代表了“中国电脑教育报”这几个文字了 。 提示：如果我们在Word中输入并选取的文字较多的话，那么在“创建自动图文集”对话框只显示对话框所能容纳的范围内的文字。 第二步：自动图文集的使用 自动图文集设置完成后，在Word工作区中将插入点移到要插入自动图文集处，然后键入自动图文集的名称。在这里我们使用上面设置的“电”字，接着按F3键，这样自动图文集所代表的短语或者句子就会出现了。 如果我们使用英文字母作为图文集名称的话，Word不能区分英文字母大小写。单击自动图文集工具栏最前面的“自动图文集”按钮，就会打开自动图文集的设置对话框。选中某一个自动图文集词条，就会在对话框中的“预览”处显示目前所选自动图文集所代表的文字。如果忘了自动图文集的名称，打开此对话框找到相应的图文集名称即可。 第三步：利用图文集存储表格 自动图文集除了可以储存文字外，最能节省时间的地方就在于可以储存表格、剪贴画。实现的方法与上面讲述的方法相同。输入表格或者插入剪贴画后，选中它们，然后为它们设置成一个自动图文集，这样在实际使用时就可以用简短的字来代替它们了。 通过上面的一系列操作方法的讲解，我想大家一定熟悉了“自动图文集”功能。下期我们还会继续揭示其他自动化武器的使用方法与技巧。 自动更正作为一名录入人员，为了尽快完成学校交给的工作，就要求我们快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出错率成正比，尤其是在输入一些英文单词的时候，由于输入的速度快，可能就会将英文单词打错。为了避免领导的训斥，重复而又仔细地检查输入的材料是必不可少的，但这又会降低工作的效率。对于上述的情况，Word提供的“自动更正”功能就可以进行很好地解决。 下面我们以一个小实例来说明，比如我们在Word文档中输入英文字母“yuo”，这时只要一按空格键或者回车键，Word就会自动地将其改为“You”，这就是“自动更正”功能的体现。那么Word对于错误单词是如何判断并改正的呢？它实际上是以您在键入空格键、标点符号或者回车键Enter后，才去查核您所输入的文字或者字母是否正确。 接下来我们就将Word中的“自动更正”功能进一步扩展，利用“自动更正”功能快速地输入文字。 比如我们可以规定“电”这个文字是“不正确”的，那么以后只要我们输入“电”这个文字，然后按一下空格键、标点符号或者回车键Enter，Word就会用“中国电脑教育报”这几个文字来代替“电”这个字。也就是说自己认定这个字“不正确”，然后利用“自动更正”的功能用“正确”的字来自动代替，如此一来就可以大量地减少按键的次数，提高输入文本的效率。 下面我们具体来看看“自动更正”功能的使用方法和技巧： 1． 打开Word，并建立一个空白文档，键入一行正确的文字“中国电脑教育报”。然后将这一行文字全部选取下来。 2． 接下来单击菜单栏中的“工具→自动更正选项”命令，打开自动更正对话框。这时在对话框中我们看到前面所选择的那一行文字已经出现在“替换为”文本栏内了。 3．下一步我们在“替换”文本栏中键入“电”字即可完成自动