档案业务技能培训讲座(张尤新).ppt

档案人员业务技能培训知识讲座(提纲) 岳阳市档案局 张 尤 新 第一讲：文件材料的 收 集 S3通用设备 S3.1车床 S3.1.1普通车床 S3.1.1.1…C630普通车床 …… S3.2钻床 S3.2.1摇臂钻床 S3.2.2普通钻床 …… 基建档案（J） J1基建综合 J2办公建筑 J3生产建筑 J3.1 J3.2 按工艺流程排列 J3.3 J4生活建筑 J4.1食堂 J4.2宿舍楼 J4.2.1××区宿舍楼 J4.2.1.1××区第一栋宿舍 …… 科研档案（K） K1××课题研究 K2××方面的技术改造 c、会计档案的分类 1 会计报表 1.1会计年报 1.2会计月季报 2 会计帐簿 2.1银行现金日记帐 2.2总帐、明细帐 3 会计凭证 d.声像档案的分类 1 照片（底片） 2 录音带 3 录像带 e.电子档案的分类 1 磁带 2 磁盘 3 光盘 f.荣誉实物档案 1 锦旗、证书、奖状 2 奖匾 3 奖杯 g.业务档案 根据业务主管部门的规定执行（略） ? D、撰写分类方案编制说明（包括分类方案的目的、依据，每种档案的分类方法以及代字代号的使用方法等）。 2、分别对各类档案进行系统整理。 A、文书文件材料的整理。 首先要弄清“件”的概念，一般来说“件”≥份。 8个方面的文件可视为一件，即： 正本与定稿；法律法规的历次修改稿和定稿；正文与附件；有价值的文件处理单和正文；原件与复印件；转发文与被转发文；报表、名册、会议记录；请示与批复。 整理顺序： 按件装订→编页号→盖档号章（并填写相关内容）→分年度→分问题（或机构）→分期限→文件排列→编件号→定盒→填写归档文件目录→填写备考表→打印文件目录（一式四份）→填写卷盒封面→装盒→卷盒排列→编盒号→上架→装订文件目录。 以件为单位的装订方法：齐左上边，小于16开用纸的要裱糊成A4，大于A4的要折叠成A4。 档号章： ? 盖在每件文件首页的正上方的正中央。 保管期限 问题或机构 件号 年度 全宗号 年度：以第一份文件的落款日期为准，填写4位数。 分问题：一般的行政事业单位可以只分三个类，即：党群类、行政类、业务类，市委办、市政府办形成的文件材料较多，一般可按系统加设几个类目。生产型企业应按《工业企业档案分类规则》设置四个类目，即：党群类、行政类、经营类、生技类。非生产型企业则可参照行政事业单位或生产型企业执行。 分机构：按单位内设实体机构设置相应类目（文书立卷改革后一般不宜采用）。 定期限：永久：一般是涉及本单位机构、主要领导人以及主要职能任务的文件材料。30年：一般是涉及本单位比较重要的事项和上级业务主管部门下发的需要贯彻执行的文件材料。 10年：近阶段有参考利用价值的文件材料。 一般来说：本级永久、30年较多，党政上级10年多，业务主管上级30年多，同级、下级10年多。 文件材料排列：同一问题或同一性质的问题应排列在一起，排列时可按级别、重要程度和时间顺序进行，几个问题排列时应按重要程度或分类方案中问题的先后次序排列。 编件号：一个问题或一个机构每年应编3个流水号。 如党群类：永久1—X，30年1—y，10年1—Z。 行 政 类：永久1—i，30年1—ii，10年1—iii。 业 务 类：永久1—A，30年1—B，10年1—C。 XX年全部 文书文件材料 分问题 党群类 行政类 业务类 永久 30年 10年 永久 30年 10年 永久 30年 10年 分期限 分期限 分期限 编件号 1——X 1——Y 1——Z 1——i 1——ii 1——iii 1——I 1——III 1——II 定盒：在同一年度，同一问题或机构， 同一保管期限下进行，同一问题的文件材料一般不应出现在同一保管期限的两个卷盒里面。 填写归档文件目录： ? ? ? ? ? ? ? 备注 页数 日期 题 名 文号 责任者 件号 件号：盒内文件排列的顺序号。 责任者：文件材料的制发机关或个人，机关名称原则上不用简称。 文号：红头文件填写发文字号，如“岳档发[2006]12号”，图纸填图号。 题名：一般按原文标注，如遇“通知”、“通告”等文件材料，则必须重新拟制题名，但应加“[ ]”如[关于××问题的通知]。 ? 日期：一般照录，以第一份文件为准，无日期的要进行考证后再填，年、月、日，要用8位数填写。 页数