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档案基础知识培 训 2007年11月7日 一、档案的概念 《档案法》第二条规定：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 二、档案的作用 档案具有凭证作用和参考作用 三、档案管理工作的原则 《档案法》第五条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用 档案工作的组织原则 实行统一领导、分级管理 档案工作的基本要求 维护档案的完整与安全 档案工作的根本目的 便于社会各方面的利用 四、法律责任 《档案法》第二十四条规定 ：有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： 损毁、丢失属于国家所有的档案的； 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； 涂改、伪造档案的； 擅自出卖或转让档案的； 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； 不按规定归档或者不按期移交档案的； 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的； 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 五、各门类档案基础知识 文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。 文书档案的分类方法 保管期限——年度——机构 （推荐） 保管期限：永久、30年、10年 年度：文件按其形成年度或针对年度分开 一般文件归入文件形成年度； 跨年度的请示与批复，归入批复年度； 跨年度的规划、计划、预算归入文件 内容针对的第一个年度； 跨年度的总结归入文件内容针对的最后一个年 度； 机构：将文件按其形成部门或承办 部门分开 文书档案整理方法 归档文件以件为单位进行整理 文书档案整理基本程序 文件材料的收集 划分保管期限 文件材料的装订 编页号 加盖档号章 录入 移交 编制件号 编制档案目录 装盒 专门档案 专门档案，是指在某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自的整理和管理办法的各种门类档案的总称。 会计档案 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计档案的归档范围和保管期限 会计凭证： 15年 会计账簿： 现金日记账、银行存款账 25年 总账、明细账 15年 财务报告：年度财务报告 永久 月、季财务报告 5年 其 他：银行余额调节表、对账单 5年 保险档案的组卷程序 卷内文件的选择与排列 卷内文件编写页号 填写卷内文件目录 填写卷内备考表 填写案卷封面 装订 填写案卷目录 装盒 科技档案 科技档案：企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会组织具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 科技档案的种类 基本建设档案 设备仪器档案 科研档案 声像档案 声像档案：是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录 声像档案主要包括： 照片档案（光学照片、数码照片） 录音、录像档案 实 物 档 案 实物档案是指以物质实体为载体反映本单位历史真实面貌的特定物品。 实物档案的类别 证 书 奖 状 奖 杯 锦 旗 牌 匾 印 章 谢 谢！ * *