Word2010使用指南(下,教学用PPT) 第15章.pptVIP

第15章 文档自动化处理 本章内容 15.1 宏的使用——让电脑帮你省事儿 15.2 域的使用——文档自动化法宝 15.3 保护文档 15.4 实战演练1——批量转换Word2010为Word 2003格式 15.5 实战演练2——批量转换Word2010为HTML格式 15.1 宏的使用——让电脑帮你省事儿 15.1.1 录制新宏 15.1.2 宏的运行 15.1.3 宏的安全性 15.1.4 宏的编辑 15.1.1 录制新宏 在Word2010中进行的任何一种操作（例如打开某个菜单，选择菜单中的某条选项等）都可以制作在宏中。在Word2010中可以通过录制一系列的操作方法来创建一个“宏”，称为录制宏。它能帮助用户迅速有效地解决文档编辑和排版过程中的重复操作问题。Word2010提供有两种创建宏的工具：宏录制器和Visual Basic编辑器。本小节主要介绍使用宏录制器录制宏的方法。 15.1.2 宏的运行 宏的运行即Word执行宏命令并在屏幕上显示运行结果的过程。在运行一个宏之前，首先要明确这个宏将进行什么样的操作，以免造成误操作。 15.1.3 宏的安全性 使用宏可以简化操作，但是也可能带来一些宏病毒。所谓宏病毒就是人为编制的一段计算机程序。它可以自我复制，或者在文档中创建古怪的信息，这些不正常的信息会占据文件空间，甚至填满磁盘空间和内存，因此常常是文档比实际大，还可能使一些硬盘驱动器不可访问，执行常规任务很困难。 Word中的宏病毒能添加到单个文档中，所以其扩展或感染其他文档的机会就会大大地增加。为此，Word内建了检测宏病毒和进行宏安全保护的功能。 15.1.4 宏的编辑 宏命令的使用方便了文档的编辑工作。在Word 2010中用户可以对宏命令进行复制、修改和删除等操作，同时还可以使用Visual Basic语言对宏命令进行编辑。本小节简单介绍这些常用的操作。 1．宏的复制 2．修改宏 3．删除宏 4．修改宏命令显示样式 15.2 域的使用——文档自动化法宝 15.2.1 预定义域的使用 15.2.2 设置域的显示方式 15.2.3 域的更新 15.2.1 预定义域的使用 在Word 2010中，域分为编号、等式和公式、日期和时间、链接和引用、索引和表格、文档信息、文档自动化、用户信息及邮件合并等9种类型。下面介绍几种常用的预定义域的使用方法。 15.2.2 设置域的显示方式 在文档中域有两种显示方式即域代码和域结果。其中域代码代表域的符号，它包括字段字符、字段类型和指令；域结果是域的实际内容，即当Microsoft Word执行域指令时，在文档中插入的文字或图形。对于刚插入到文档中的域，系统默认的是显示域结果，用户可以根据需要调整域的显示方式。 15.2.3 域的更新 域和普通的文字不同，它的内容是可以更新的。更新域就是使域的内容根据情况的变化而自动更改。更新文档中的域的具体步骤如下：打开随书光盘中的“素材\ch15\域.docx”文档，右击要更新的域，然后在弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令即可将文档中的域更新。 15.3 保护文档 在Word 2010中，文档的作者可以通过设置密码保护文档，只让得到授权的人访问文档。这个功能是为了防止在编辑时发生混乱。所谓文档保护，就是保护用户的文档免受未授权的人访问和修改。要设置文档的保护内容，“保护文档”任务窗格提供有格式限制和编辑限制两种限制方式。下面分别介绍这两种保护文档的方式。 15.4 实战演练1——批量转换Word2010为Word 2003格式 使用宏最大的优点就是可以简化烦杂的操作，使其在应用的过程中，提高工作效率。例如，一个文件夹下有N个Word 2010格式的文档，现需要将其全部转换为Word 2003格式的文档，如果一个个打开再一个个进行另存为转换，则比较慢。使用宏就可以将其进行批量转换，一次性将文件夹下的所有Word 2010格式的文件转全部转换成Word 2003格式的文件，且只需几秒钟的时间。 15.5 实战演练2——批量转换Word2010为HTML格式 在上一个实战中，我们演练了如何批量转换Word 2010为Word 2003格式，本节再来讲述一下，如何将Word 2010文档批量转换为HTML格式。 批量转换Word 2010为HTML的原理为：首先录制单个Word文档格式转换的宏命令，然后利用Visual Basic语言对宏命令进行编辑，使其达到批量转换的目的。下面就来详细讲述一下，如何将C盘根目录中Word2010文件夹下的所有的Word 2010格式的文件一次性全部转