《第五章 办公效率及时间管理》.ppt

第五章 办公效率及时间管理 第一节 日常工作时间安排 第二节 管理日志 第三节 约会安排 第一节 日常工作时间安排 一、日程安排须知 1、顺序的先后与时间的分配 2、进行预约的方法 3、合理地安排日程，时间上留有充分的余地 4、内外兼顾 5、提高效率 6、适当必威体育官网网址 7、事先同意 二、日程安排的形式 1、年计划表 2、月计划表 3、周计划表 4、日计划表 年计划表 一月 5日（星期一） 开工典礼 8日（星期四） 董事长视察 二月 2日（星期二） 常务董事会 9日（星期一） 公司纪念日 25日（星期三） 成本会议 三月 2日（星期一） 常务董事会 3日（星期二） 分行经理会议 25日（星期三） 成本会议 …… …… 月计划表 1 一 9：00~9：30 林处长来访 14：00~16：00 周会 2 二 9：00~12：00 董事会 3 三 …… 4 四 …… … … …… 30 … …… 周计划表 日期 星期 上午 下午 备注 22 一 9：30光大银行吴处长来公司 参加金茂画廊酒会 *（要与吴处长联系） （1/20光大银行来信） 23 二 8：30~10：30人力资源部面试第一会议室 华灵集团李部长会谈 *要准备好人事组织表 *新产品介绍约45分钟 24 三 …… …… …… …… …… …… …… …… 28 日 …… …… …… 日计划表 时间 事 项 地 点 备 注 9：00 行业协会的李先生（私人谈话） 据说是一上次打电话之事 9：30 …… …… …… …… 3：00 …… 成本会议 …… 第三会议室 …… 田总因出差无法参加 …… 三、日程计划表的编制 （一）编制步骤 1、收集工作任务信息 2、整理工作计划安排信息 3、制成计划表 4、送呈主管责任人 三、日程计划表的编制 （二）注意事项 1、尽量制成一页 2、计划表应设有日期、时间、地点和预定事项和备注项 3、注重事项的缓急 4、及时标明已处理的事项 5、谨慎处理计划表中的变更事项 6、计划表存档 四、商务旅行日程计划表的编制 （一）商务旅行计划表的内容 日期 时间 地点 交通工具 具体事项 备注 四、商务旅行日程计划表的编制 （二）编制注意事项 1、明确此次出差的内容 2、了解出差人员的偏好及公司对出差工作的有关规定 3、收集出差过程中需要的信息资料 4、制定行程计划应尽量考虑交通情况 5、提示时差的变化（不同国家） 6、拟订几上方案，最后与出差人员共同选定最满意方案 7、计划表存档 五、日程计划的变更与调整 意外情况发生 工作任务变化 六、规划器 规划器，即日程计划安排模板，主要表现为事先设计好的一些表格。 第二节 管理日志 一、手工日志 二、电子日志 第三节 约会安排 约会就是为了顺利地与他人会见，事先将会见的时间、所需时间、洽谈的内容告知对方，并作出约定的行为。 一、约会安排注意事项 1、了解上司的工作习惯 2、安排足够的约会时间 3、注意约会时间安排 4、征求上司的意见 5、制定约会卡片 6、及时提醒 二、约请他人 约请谁 什么时间 什么地方 什么事情 大约需要多长时间 需要还什么资料 谁去约会 三、接受约请 1、了解约请的内容 2、时间是否突冲 3、接受或不接受约请