办公室事务管理项目6.pptVIP

LOGO LOGO 项目七 办公室办文工作 Contents 收发文件 1 拟办的程序 2 阅文送呈、传阅 3 请办、催办、承办 4 办复、发文 5 收文 收文的渠道 专人投递 邮政局 机要通信局 机要局 签收 方式： 签字 盖章 收条 签收要点 如何避免出错： 1、将不同文件分开，注意有无夹带 2、绝密文件阅后回收，要查有无缺页。 3、接收有绝密的文件要看信封有无破损. 文件签收单 文件名称 文 号 发文时间 主 送 部 门 签收人 签收时间 部 门 签收人 签收时间 西区办公室综合部制 提示：如果是你处理的文件，请用书上的表格或根据书上提到要目设计 拟办程序 拟办：是指办对来文确定由哪位领导审批，哪一部门承办，以及承办过程中可能涉及到有事项提出初步意见，供领导批办时参考。 拟办范围 1、上级机关主送本机关并需要贯彻执行的文件 2、下级机关主送的请示 3、平级机关或不隶属单位要本单位答复的 如何写出具体的拟办意见 1、吃透文件中的要求 2、对于请示要不同情况写出具体的拟办意见。 3、多头请示视情况写，超级的一般不处理 4、平级的写出哪个领导审批，哪个部门办理及如何办理。 5、如果办的文要几个部门办，要写出主办部门和主办人 6、难办的文，要与相关部门商量后再写。 拟办意见写的位置 位于：版心的第一行 样式：拟办意见 案例练习：写在批办单上 五峰公司深圳分公司科技部想启动PLC攻关项目，需要资金40万，但总公司经理只有20万的审批权，20W以上要经过董事会讨论。现在总公司行政部收到了深圳分公司的请示。假设你是总公司行政部的部长，你如何写出拟办意见送给水总。 假设广州分公司正在进行类似的攻关项目。 弄清楚办理要点： 先说明理由+意见+办理人 阅文送逞 了解紧 急程度 了解文 件内容 会议时 间地点 了解机 密程度 阅文重点 不可直送领导，要先阅文作一定处理 办公室人员更多是阅文送呈 阅文呈送方法 注传法 存注法 阅注法 摘要注办 适应于上级来文，在文件上写上意见。内容写批给某部门承办或某部门了解文件精神 适应于下级来文，直送有关领导，然后办公室注发，原件存档 适应于处理下级请示、报告，办公主任写出意见给领导 将经办过程处理结果在文书处理单上注明 案例练习:填写传阅表 东源总公司下发了2007年计划，要求销售部李经理、生产部洪经理、后勤部范经理、开发部陈经理了解其精神，每人一天，请你注传法（将注和传统一）来完成阅呈过程，并填写表 请办的方法 批抄法:先请批，后抄发。即将文件请领导批示后，下发到办理部门。 请办法：办公室工作人员根据授权，直接送主管部门办理。多在文件上注明：请××办理，请××阅处。 请批法：由领导出示具体办理意见，然后再办理。办公室人员要提供背景材料。 案例练习 三星公司深圳分公司收到总公司一份通知，要求在12月15前将明年的销售指标报到总公司，根据以往的惯例，这个数据由销售部主办，行政部协办。 1、考虑用什么方法？ 2、思考由谁来写拟办意见？如何写 请办法，办公室人员一般无法对明年要完成的指标说出意见。 最好由销售部负责。 催办 催办范围 催办方法 催办要求 催办：领导批示后，办公室对办理部门的查询督促，以免积压 与拟办相同：上级要本单位办理的，下级请示或其它，平行单位商洽与答复 电话 发函（含单） 登门 请承办部门汇报 重视 健全制度 有登记 定期 案例练习 奥林总公司在12月1日下发了要求其深圳分公司查清深圳邓小姐使用奥林化妆品导致皮肤溃烂的通知（奥字[2006]100号），通知要求在12月15日上报，分公司经理要求客服部在12月12日查清情况，并写出报告，但是现在已是12月13日下午，客服部还没有送来报告。你是办公室工作人员，请给客服部发函催办。 关于申报承装（修、试）电力设施许可证的催办函 根据《承装（修、试）电力设施许可证管理办法》（国家电监会6号令）和福州电监办《关于加强福建省电力承装、承修、承试企业资质管理的通知》（闽电监资管[2006]39号）精神，自2007年1月1日起，除国家电监会规定的特殊情况外，任何单位或个人未取得国家电监会及其派出机构核发的承装（修、试）电力设施许可证，不得从事承装、承修、承试电力设施业务。 截至目前，我省已有22家施工企业取得了承装（修、试）电力设施许可证，部分施工企业正在申报办理中，但仍有一些施工企业尚未开展申报工作。请贵单位立即通知、组织、督促辖区内未办理承装（修、试）电力设施许可证的县电力公司及社会施工单位，迅速按照其具备的资质等级申报承装（修、试）电力设施许可证。我办自2007年1月1日起将按照国家电监会统一部署开展电力承装（修、试）专项督察工作。 ? ?