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* 怎样写好邮件？ 主 旨 邮件什么时候用得到？ 写邮件要注意的基本要素? 注意事项及邮件分类 其他写邮件注意的问题与技巧 邮件的重要性|什么时候用邮件 作为职场人士，邮件是用来沟通的主要通道之一.电子邮件具有方便、快捷、高效、全天候、廉价性的特点，因此越来越多的被应用于办公。 怎么样写好一封邮件？如何要表达清楚自己要表达的内容，是大家需要去注意与学习的，这也提升自我水平的一种锻炼，所以大家在平日里就需要从小小的一封邮件开始，不断的训练自己。 日常工作中何时要用到邮件？ -需要作正式报告 -难以用口头表达清楚的事项 -通知|信息|指示等传递 -寻求上级或其他部门的批准或确认 -对于重要事项的口头沟通后的确认 写邮件的基本要素（一） 严格来讲职场中常用5W来衡量一封邮件的好坏，作为同事来讲至少具备3个W才能基本上写清楚邮件。 1.Who（谁） 你这封邮件到底是要写给谁的？你自己是谁？ 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。 写邮件的基本要素（一） 2.What（什么） 这是一封邮件的灵魂，这里包含邮件的主题与正文及附件，你究竟要告诉别人什么？ -主题：主题是一封邮件的点睛之笔，写清楚了例于“关于XXX问题的解决方案”或 “XXX事项的跟进分析”能让收件人一眼就看到你想表达什么，以便于别人能抓住你邮件的重点。 -附件： 1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 备注：能在正文中说明的问题一定不要添加附件 ? 写邮件的基本要素（一） 2.What 正文内容：语言得体、思路清晰、问题明确、逻辑明了。邮件的正文还要注意对开场语，对收件人表示应有的礼貌与问候。 - 语言得体 是要求在写邮件时，要恰当的表达自己的思想，针对不同的收件人，正文的言语态度也要有所区分，千万别千篇一律的。 （1）. 不建议在给他人的邮件上打很多“！！！”或“？？？？” （2）. Email正文多用1234之类的列表，如果事情复杂，最好1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长。 （3）.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件. 写邮件的基本要素（一） (4). 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 (5). 合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 ? (6). 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会更加简洁明了。 ? 写邮件的基本要素（一） (7). 不要动不动使用 笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 （8）. 邮件正文最好不要超过两种字体或两种颜色，字体与字号要合适，中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。另外就是注意邮件段落间的距离，不要几段话都挤在一起，影响阅读。 （9）.对于要求电话回复的邮件，在正文结尾处一定要添加上自己的联系方式。 写邮件的基本要素（一） 3.Why（原因） 邮件发出来是希望得到别人的回复与处理支持，（这也是你为什么要发邮件的原因）。你在邮件的最后说明清楚需要得到别人怎样的回复与帮助。 4.When （何时）如果对方处理的事情，要找准