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第十章 信息工作和调查研究 [学习目的] 通过本章学习，要求学生熟悉信息和调研工作的概况，能够掌握和运用基本的工作方法，形成一定的信息和调研工作能力。 政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持，特别是随着现代经营管理理念和模式的越来越广泛的运用，信息和调研工作愈加成为决定经营管理成败的一个关键性因素。秘书人员作为领导的“耳目”、参谋和助手，在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要的角色，秘书人员在这两个方面职能的发挥状况，关系着领导决策管理活动的效率。因此，信息和调研工作在秘书辅助领导活动的过程中有着举足轻重的地位。 第一节 信息工作 一、信息和秘书的信息工作 （一）信息具有以下特点： 1.指导性 秘书人员为领导决策服务，要特别重视具有指导意义的、有关战略性、方向性的信息资料，诸如国家的方针政策、主管单位的指示决定、相关行业组织的指导性信息等。 2.变易性 领导的中心工作常随形势的变化而发生变化，领导的信息需求也会随之发生变化，秘书人员的信息工作为适应这种变化而具有变易性。 3.广泛性 秘书部门是一个综合性的办事机构，秘书人员要注意广泛地积累各种类型的信息资料。 （二）秘书部门的信息集散中心地位和参谋助手作用，对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义： 1.信息是秘书人员辅助领导决策的依据 2.信息是秘书人员处理日常事务的依据 3.信息是秘书人员起草文书的基础 4.信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据 二、信息工作的基本要求 信息工作具有很强原则性，遵照以下几个方面的要求是扎扎实实把信息工作做好所不可或缺的。 1.及时 信息工作讲求时效。 2.准确 信息工作讲求真实准确。 3.充足 信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。 4.适用 信息工作讲求适用对路。 三、信息工作的程序 1.信息的收集 主要的方式有： ⑴检索工具。 ⑵摘记剪贴。 ⑶记录 ⑷交流。 ⑸调查。 ⑹网络搜寻。 ⑺购买。 2.信息的筛选 信息的筛选是对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择，剔除无用失真的信息，提取有效真实的信息。筛选工作对于提高信息层次、质量、效益等起着关键的作用。做好信息的筛选工作，要掌握筛选的标准： ⑴注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。 ⑵注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。 ⑶注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。 ⑷注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。 3.信息的加工和综合处理 筛选之后的信息常常要经过初步加工形成初级信息。 加工的方法主要有： 文字加工，即用文字概括信息中实质性的内容，提高其利用价值； 信息提要，即将大量信息提炼出若干条信息的要点，供深度加工或速报领导；信息分类，即按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索。 信息的综合处理是从总体上对信息进行系统分析、判断和归纳整理，提出较系统、深刻的意见和建议，形成切合决策需要、有深度的高层次信息。 4.信息的传递 在一般情况下，信息在单位内部按组织关系进行传递，如果能够建立健全信息传递系统，信息传递的效率和服务的效果将会大大提高。 不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有三种： 单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要； 相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息； 反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。信息的传递方法则可以区分为口头传递、文书传递和电讯传递三种类型。 5.信息的存储 首先，信息的登记。 其次，信息的编码。 最后，信息的排列。 信息存储需要注意以下几点： ⑴收集来的信息都要保存。 ⑵信息的分类要合理，便于查找。 ⑶信息的保存力求安全。 ⑷尽量使用电脑存储信息资料。 ? 第二节 调查研究 一、调查研究的含义、特点和作用 由秘书部门或秘书人员开展的调查研究具有以下几个特点： 1.切合领导工作需要 2.突击性 3.与有关单位和部门建立定点联系 秘书人员的调查研究活动具有以下几方面的作用： 1.收集原始信息，支持领导决策管理 2.取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据 3.解决常规问题，处理突发事件的必要手段 4.提高秘书人员自身素质的重要途径 能够顺利开展调研工作的秘书人员至少要具备以下几方面的能力： 一是公关能力，善于与人进行沟通交流； 二是观察能力，能准确找到领导的调研需求点，能捕捉与调研课题有关的真实的、有价值的信息；三是分析能力，能够从原始信息中获得对