会计信息化下电子档案的管理.pdfVIP

第2011 年第4 期 商 业 经 济 No.4 ，2011 （总第372 期） SHANGYE JINGJI Total No.372 [文章编号] 1009- 6043（2011）4- 0040- 02 会计信息化下电子档案的管理 刘 阳，刘雪晶 （渤海大学 管理学院，辽宁 锦州 121000） [摘 要] 伴随着计算机技术与网络信息技术的发展，会计档案的产生与保管发生了根本性变化，强化会计信息化条件 下的电子档案管理势在必行。根据电子档案载体对环境要求高、内容丰富、领域宽泛、信息的共享性和处理的高速性等特点， 解决电子档案管理制度不完善，软件版本使用不一致、缺乏专业的维护人员及电子档案容易遭到破坏和易失真等问题，应完 善电子档案管理工作措施，建立严格的内部控制制度，选择统一版本的财务软件，提高档案保管人员的素质及完善人员配置 结构，切实发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用。 [关键词] 信息化；电子档案；档案管理 [中图分类号] F230 [文献标识码] B 随着计算机技术的应用和普及，使我们进入了信息 基于会计信息系统和网络技术的应用，可以实现会 化时代，会计也逐步由电算化发展为信息化。会计档案是 计信息系统和其他管理系统的整合，使资源得到共享。电 重要的财务档案，随着会计信息化的发展，会计档案的保 子档案因其会计信息的数字化，相较手工会计大大提高了 管也发生了质的变化。由原来的纸质档案发展成电子档 会计档案的查询和使用效率。 案和纸质档案并存，这就对档案的保管提高了要求。电子 二、会计信息化下电子档案管理中的问题 档案顾名思义，就是以计算机为工具、磁性介质为载体、 (一)会计信息化档案管理制度不完善 用数字代码存储的会计核算资料，包括记账凭证、会计账 传统的会计档案保管只包括手工或电算化条件下 簿、财务报表以及其他会计电子核算资料。 的档案管理。但随着信息技术在会计领域的应用，该管 一、会计信息化下电子档案的特点 理制度已经不适用。会计信息化使得会计工作越来越精 (一)电子档案的载体对环境的要求较高 细，但由于缺乏规范的会计信息化档案管理制度，会计 传统的会计档案是纸质的凭证、账簿和报表等会计 电子档案都由财务软件的管理人员负责保存，但他们毕 核算材料，会占用大量的储存空间，管理起来比较复杂， 竟不是专业的档案管理人员，有时就会出现会计数据和 查阅困难。电子档案的载体是磁盘和光盘等磁性介质，存 其他会计资料未及时归档的现象。档案管理制度的不完 储空间相对较小，查阅容易。但磁性介质对环境依赖性较 善使得财务人员的职责不明确，从而会造成档案人为破 强，既要防水、防火、防潮、防磁还要防止被人恶意篡改。 坏和自然的损害，使得会计信息不完整，失去了原有的 因此要加强数据安全管理，否则可能会造成很大的损失。 利用价值。 (二)电子档案容易遭到破坏 (二)会计信息化下电子档案的保管条件要求较高 由于电子档案存储于磁性介质内，信息高度集中，给 电子档案是先存储在计算机中，然后再以磁性介质 一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径，电子档案被 为载体或以光盘的形式存放，因此对保管环境要求较高。 修改后不易留下痕迹，难以使数据恢复原状，这样就使会 存储在计算机中