档案借阅管理制度吴春红.doc

档案借阅管理流程 一、目的 为了规范中心档案管理，防止中心文件外流、丢失及便于查找，特制订此制度。 二、范围 中心全体员工 三、档案分类界定 中心可以借阅的档案有：中心管理文件资料、财务文件资料、业务文件资料、外来文件资料等。 四、借阅规定 1、员工因工作需要借阅、调用文件资料时都必须填写“档案借阅登记表”，并预计归还日期。其中书籍与不涉及必威体育官网网址的文件资料可以直接外借，而涉及必威体育官网网址的文件或中心内部文件都必须有借阅权限许可人签字方可借阅（见表一）。如借阅者直属主管外出又需急用文件资料，可请总监签字借阅文件资料，但同时必须在借阅单的备注栏中写明原因。 2、如果借阅者借阅在密级规定中明确写明不得借阅、调用的某类档案，此时直属主管的签名无效，借阅者如要借阅该类档案必须由总监签字批准。所有借阅者不得将借出的必威体育官网网址性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。同时也不能将该必威体育官网网址性文件资料在中心内外传播或传阅。 3、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。 4、借阅者如将所借阅的书籍、资料遗失均须照价赔偿。光盘软盘类数据如若损坏应将已坏载体上交档案管理员做报废处理，如不能交出原件均按遗失处理，其中重要文件资料的遗失由经管综合部按情况严重性处理。 5、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料资料还需使用，需办理续借手续。 五、附则 2、本规定自发布之日起施行，原相关规定自行废止。 文件资料借阅权限（文本） 表一 文件类型 密级 保存期限 借阅权限 批准 级别 借阅 期限 备 注 业务资料 机密 5年以上 按岗位 权限 用后归还 中心文件资料 证件原件 机密 永久 依需要承办人员 总监 用后归还 按用途的日期归还 证件复印件 依需要承办人员 部门 主管 按情况处理 规章制度、办法 内部公开 永久或 长期 所有员工 用后归还 按用途的日期归还 人事档案 必威体育官网网址 长期 部门主管以上及相关人员 用后归还 按用途的日期归还,离职人员档案保存一年 财务文件资料 绝密 长期 一般不得借阅 总监 用后归还 按用途的日期归还 文 档 借 阅 登 记 表 表二 序号 借 出 档 卷 归还档案 备 注 借出日期 借阅人 批准人 利用目的 数量 借阅期限 档案名称(或文件资料号) 管理员签字 日 期 签 字 档案管理流程 一、文件资料归档 二、文件资料及档案借阅 第 2 页 共 4 页 3 ②资料归档人及资料接收人在文件归档登记表上签字确认 ③管理员将档案进行编号、归档，以备查阅及借阅 ①档案管理员填写文件资料归档登记表 A．管理员按文件资料借阅人权限，办理文件资料借阅 ②档案借出后，档案管理员要做好记录，及时追踪。档案借阅人要及时归还所借档案。因工作需要文件资料还需使用的，借阅人需办理续借手续 B．借阅者不得将借出的必威体育官网网址性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它方式留有附件，也不得将该必威体育官网网址性文件资料在公司内外范围内传播或传阅 ①档案借阅人填写档案借阅登记表 C．借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划横 A.完好：档案管理员办理归还手续后存档 B.有破损但能使用：根据破损情况按规定执行，办理归还手续后存档 ③归还所借的文件资料，管理员要检查归还的文件资料是否保持完好、整洁 C.丢失或损坏后不能使用： 按规定赔偿，档案管理员进行销帐