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使用数据有效性规范录入 谭海珠 汕头大学医学院 linnanqia@126.com 复制数据有效性 包含数据有效性的单元格被复制时，数据有效性会被一同复制。如果只需要复制单元格有效性设置内容应用到其他的单元格区域，而不需要包含单元格中的数据内容和其他的格式该如何实现？ step 1：copy ---按住ctrl，选中所需内容 step 2：编辑—选择性粘贴—粘贴—有效性验证 取消对单元格的输入限制 用户不再需要使用单元格中的数据有效性，可以对其进行删除 step 1 按住ctrl,选定所需区域 step 2 数据—有效性---数据有效性 ---设置—全部清除—确定 使用单元格下拉菜单规范输入（一） 法一: 直接在有效性中输入序列内容创建下拉菜单 选定“性别”—“数据”—有效性—设置—允许—序列—来源—输入“男女” 下拉箭头 使用单元格创建下拉菜单 在K、L列分别列出“职称”和“学历”所需的称谓。 在来源输入“=$k$2:$k$5” 作业：请设置“学历”下拉菜单 使用单元格下拉菜单规范输入（二） 创建下拉菜单时，在“数据有效性”对话框中的“来源”文本框不能直接引用其他工作表的单元格。那该如何做呢？ 使用“INDIRECT”函数 在来源文本框录入： =INDIRECT(sheet1!$k$2:$k$5) 创建动态下拉菜单 上面所创建的下拉菜单选项内容是固定不变的、静态的。如何创建动态下拉菜单？即：我们创建一个动态下拉列表，让列表中的内容随着某个单元格值的改变而发生改变。 2003版本：插入—名称—指定—指定名称—勾选“首行” 2013版本：先选择单元格区域，在定义名称选项组中单击根据所选内容创建按钮，可以去选择首行、最左列、末行、最右列来作为公式的名称 如当C11单元格中的内容为“办公外设”时，D11单元格中的下拉列表为相应的办公外设产品 1.首先在工作表中准备一个类似图一L1:O5区域中的产品名称列表，其中第一行为列标题，注意第一列中包含了M:O列的列标题名称。 2.选择L1:O5区域，单击菜单“插入→名称→指定”，弹出“指定名称”对话框，仅选择“首行”，单击“确定”。 3.选择G2单元格，单击菜单“数据→有效性”，弹出“数据有效性”对话框，在“允许”下方的下拉列表中选择“序列”，在“来源”下方的文本框中输入公式： =产品类别单击“确定”按钮。这时G2单元格中已包含了一个下拉列表，单击G2单元格右侧的下拉箭头，任意选择一个产品类别，使G2单元格不为空。这一步十分重要，否则会在下面的步骤中出现错误。 4.选择H2单元格，单击菜单“数据→有效性”，弹出“数据有效性”对话框，在“允许”下方的下拉列表中选择“序列”，在“来源”下方的文本框中输入公式：?? =INDIRECT(G2) 第二章 导入外部数据 导入文本数据 导入access 数据库数据 导入internet 网页数据 根据网页内容更新工作表数据 导入word文档中的数据 有选择地导入excel 表数据 导入文本数据 使用“打开”命令：选择菜单命令“文件|打开”，在“打开”对话框中选择“文件类型”为“文本文件”。这时会出现如图2所示的“文本导入向导”对话框，共有3个步骤，这是其中第1步。 第一步 第二步 在该对话框中可以设置原始数据类型，在选项右侧有比较清楚的说明，这里不再赘述，单击“下一步”按钮，进入第2步设置，再单击“下一步”按钮进入第3步设置。 第三步 第四步 选择Tab键作为分隔 符号，选择后数据浏 览区中会出现数据分 列线，显示分隔后的 显示效果。 导入access 数据库数据 (以2010 excel 为例） （以2003 excel为例） 1 在excel中选定要插入表的位置 2 “视图”-“数据库”-插入数据库 3 “数据库”-“获取数据”-“打开数据源”-“文件类型”-“MSAssess数据库” 导入 internet数据 根据网页内容更新工作表数据 单击菜单“数据→导入外部数据→新建Web查询”，打开“新建Web查询”对话框-——输入网址——“转到” 。找到需要导入的数据，单击左上角的箭头，然后再单击“导入”按钮，弹出“导入数据”对话框，选择导入数据的放置位置。 “属性”——“外部数据区域属性”——设置刷新频率、数据刷新后的更新方式——“确定”，完成数据导入。 如果网页数据已更新，可以手动刷新数据。选择导入的数据区域，在“外