理事会大型会议承办工作手册.docVIP

民营军品企业全国理事会 大型会议承办工作手册（初稿） 2015年3月  目 录 一、会议前组织工作准备： 2 （一）会议的发起： 2 （二）会议组织和机构： 2 （三）会议分工和责任： 2 二、会议承办主体流程： 2 （一）会议前期工作： 2 1参会客人的联系、函达及情况工作。 2 2参会资料的准备。 3 3会议场所的考察、落实工作。 3 4参会资料的制作落实工作。 3 5参会物品的情况落实工作。 4 6参会人员用车情况落实工作。 4 7财务预算整理，报理事会领导审批。 4 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 4 9会议现场的工作安排。 4 10会议现场外工作安排。 5 11理事会人员的仪容仪表要求。 6 （二）会议中工作： 6 1检查工作。 6 2迎接工作。 6 3理事会领导会面工作。 7 4会场工作。 7 5散会后工作。 7 （三）会后工作： 8 1送机、送站参会客户工作安排。 8 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 8 3结账工作。 8 4联系参会客人平安到否工作。 9 5会后理事会内部总结会。 9 6会后资料的整理。 9 7制作参会人员名册。 9 8资料、名册的存档与送达。 9 一、会议前组织工作准备： （一）会议的发起： 由会议发起人在会议前七天，向理事会主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。 （二）会议组织和机构： 由理事会领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和理事会参加会议的人员。 会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全理事会选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。 （三）会议分工和责任： 由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。 二、会议承办主体流程： （一）会议前期工作： 依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。 1参会客人的联系、函达及情况落实。 1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1．2会议前两天落实来参会客人情况。 1.2.1来客人数。 1.2.2来客身份。 1.2.3来客性别。 1.2.4重要客人的习俗。 1.2.5来客联系方式。 1.2.6参会来客的对方协调人。 按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。 1．3会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。 1.3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。 1.3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。 1.3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。 1.3.4有无自行开车来的人员情况。 按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。 1．4由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途情况且每半天汇报给总指挥，重要参会客人需及时汇报。 2参会资料的准备。 2．1依据落实的来客情况，按照规定格式在会议前两天制作好秩序册（初稿） 1