如何制作漂亮的文档.doc

如何制作漂亮的文档 （Word部分） 点题篇 首先要澄清一点，下面的文档本文不推荐。 第一、规规矩矩的文档。接触过华为、思科、IBM、联想等等的不少内部文档。这些公司大多都CMM3甚至以上，所以内部文档管理相当规范，版本号、修改日志、文档索引等等该有的都有，一应俱全。最可爱的是浪爱（浪潮爱立信），页眉居然占页面的五分之一强，版本、修改记录、文档从属结构一应俱全，而且全部是E文···汗。其实写规范化文档是不用为排版操心的，因为能让自己看懂就可以了（看不懂也没什么~~嘿嘿）。 第二、花花绿绿的文档。见过不少业内朋友发给我的建议书、方案书，一个月下来总有七八份。大概自我感觉不错吧，过后问起我印象如何，我这人呢比较直，往往一句话“对不起，我帮你重新排版了”给人顶回去了，久而久之，化身大众排版机（郁闷）。倒不是我洁癖，而是某些文档根本就是各种资料拼凑起来的，看上去几百页洋洋洒洒，仔细看五花八门，什么都有，光表格样式就有N多种，图片五光十色，有实物型的、卡通型的、框图型的···总而言之，大杂烩。这样的文档是纯粹凑数的，没什么审美可言。 规矩篇 说到这里有人该扔砖头了，废话这么多，那你说的好文档是什么样子呢？咳咳···少安毋躁，不要着急，接下来我们看看一篇好的文档应该有哪些要素： 第一、整齐。这个毫无疑问，文档是给人看的，当然要整齐咯，但实际并非如此。MS的OFFICE有一些相当CAO蛋的BUG，打印预览和打印输出有时不能同步就是其中之一。这个BUG的后果是你本来排得好好的文档，打印出来却发现某个图不见了，或者某个图跳到别的页面上去了，总而言之给你添乱。怎么办呢？嘿嘿~~卖个关子先！ 第二、统一。一篇好的文档，不仅要字体统一、行距统一、编号统一，还要力求做到缩进统一、关键用语统一、表格风格统一、插图风格统一，如果有时间的话，强烈建议对表格和插图统一编号！另外，如果您喜欢用ctrl大法拼凑资料的话，建议付费收看看下面窍门篇：如何转换资料~~~嘿嘿~哼哼~ 第三、简洁。所谓简洁，就是你的文档打开的速度一定要快！我个人经验，一篇50K左右，大约200页的图文文档，如果在普通256内存机器上打开时间超过10秒，此文档必定有问题！一篇好的文档，即使内容再多，图片再多，结构多么复杂，都不可能占用您机器上过多的资源。因此，如果你要等半天时间才能打开你的文档，如果你的文档打开很久了还无法显示图片，那你的文档就需要减肥了！下面的窍门篇里我会讲到怎么减肥，敬请关注！ 第四、友好。文档内容友好，跟软件界面友好同理，也跟人长得漂亮同理，都起到人见人爱的效果。具体到措施，就是编制人性化的目录结构，让读者一目了然，而且符合大多数人的阅读习惯。窍门篇 嘿嘿，终于要说到主题了，不废话，直接卖干货： 1、怎样开始制作一篇文档？ 当我们想要制作文档的时候，一般已经有了相应的内容。不管是自己写的也好，别人写的也好，网上copy的也罢，总之内容我这里不是在上写作课，所以不用我们操心。假定我们已经拥有了需要填充文档的文本、表格、插图等内容。 这样就有了第一个问题，我们怎么把已有的文本转移到新文档中？有人说了，这还不简单？直接copy过去嘛！我说：错！copy之前需要我们首先进行文本转换。因为制作文档之前，需要填充文档的内容一般保存在其他word或html文件中（也有在WPS、EXCEL文件中的），针对上述文档word的copy功能不仅粘贴文本，而且粘贴格式。不信你试验一下，选一篇网页中的文本，然后copy下来粘到word中去，会发现勤快的word不仅粘贴了文本，而且粘贴了嵌套表的格式，更有甚者连网页代码也会粘过来。这样的文档直接后果是造成doc文件打开速度奇慢，而且根本无法正常排版。所以正确的方法应该是首先打开一个记事本窗口，把需要填充的文本复制到txt文件中去，这样文本自带的格式、代码被统统去掉了。然后注意！一定要把记事本的“自动换行”关掉，这样等于去掉了多余的换行符，于是我们得到了一个纯净的文本内容。说到这里又会有人产生疑问，那你的表格和插图怎么办呢？我说先不管它！任何一篇文档的基础都是首先填充文本，其他的事情下面我们会讲到。 2、怎样处理文档文本？ 上面说到我们得到了一个含有纯净文本的txt文件。是不是马上要把这些内容复制过去呢？先不要着急。还记得我们说过文档内容统一的重要性么？由于文档内容可能是拼凑起来的，所以需要我们对内容进行处理，把一些关键字词统一起来，另外还要去掉冗余字符，这个工作交给记事本来做再合适不过了。 首先要去掉一些多余的空格、回车符号。去空格简单，直接把空格替换成空字符就可以了。去回车比较麻烦，需要把文本遍历一遍，可以和统一全文关键字的工作放到一起干。做完这些工作，文本处理基本上就完成了，下面把记事