中国农业大学归档文件整理规则实施办法.docVIP

中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法 为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和北京市《归档文件整理规则》实施细则，结合我校实际，制定中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法。 本《办法》适用于我校在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及软盘材料的整理。 归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。 归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。 归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件： 文件的正文与底稿合为一件； 原件与复制件合为一件； 转发文与被转发文合为一件； 正文与附件合为一件； 同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件； 文件处理单与相关文件合为一件； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后； 报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本（册）为一件。 我校内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用“年度—问题（实体）—保管期限”分类法。归档文件的整理，按下列步骤进行分类： 分 年 度：将归档文件按其形成年度分开； 分 实 体：将同一年度的归档文件按问题（实体）分开； 分保管期限：将同一年度、同一问题（实体）的归档文件按永久、长期、短期三种保管期限分开； 归档文件应逐件装订： 永久和长期保存的文件材料必须拆除订书钉等金属物； 成册的文件材料，（如会议记录、名册、报表等）可保持原貌； 列为短期保存的文件及已装订成册的刊物、书籍等不必拆开重新装订。 归档文件的排序方法： 将归档文件依据分类结合事由按时间顺序排列。 同一事由、同一事件或同一问题的文件材料按重要程序排列。将反映本部门主要职能或本部门重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面。将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面。 会议记录、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度分别集中排列。 归档文件的编号 每件文件材料分别编写页号，正面编在右下角，背面有文字图表的编在左下角。 归档文件应依据分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、室编（馆编）件号、页数、机构（问题）七项内容。 ①全宗号：档案馆给立档单位编制的代码（不进馆的不写） ②年度：指对这一件文件的形成年度（如2002，2003）要求写全 ③保管期限：归档文件保管期限的简称或标识年限。 重复文件的保存，以我为主。有些抄送的不必存。作为资料保存即可。 ④室编件号 件号就是文件的排列的顺序号。 室编件号的编制方法为以机构或问题为单位，按照文件的排列顺序，从1开始标注编写件号。不同分类方法件号的编写是不同的。 ⑤机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或代号 ⑥页数：指每一件归档文件的页码、总页数 页号：每一份文件页号的编写。对每一件归档文件的页码，文件中有图文的页面为一页，当归档文件上有页码时不需要重编。当归档文件上无页码时需要编写。每份文件从1开始流水编制，编写的位置正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。前面是文件稿纸，后面有页码的，加一下则可。 归档文件的件号按其排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。 档号的构成：年度+分类号+机构代码+件号。如： 2003─DQ11─XXB─1（1~n） ↓ ↓ ↓ ↓ 年度 分类号 机构号 件号 编制归档文件目录 归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。 归档文件目录为A4竖式，项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七项(式样见附图2)。 归档文件目录的填写要求： 件号：就是文件的排列的顺序号，与归档章上的件号相同； 文号：文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动； 责任者：即发文机关； 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。此外，有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规则，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。 日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2003年2月15日，