物业管理实务 教学配套课件 鲁捷 第2章 2．5 物业档案管理.pdfVIP

2 ．5 物业档案管理 物业档案是指关于物业项目所有的包括过去 和现在的一切活动中所形成的，具有参考价值， 应当归档保存的各种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。 物业档案管理是对物业资料的综合管理，是 指对在物业的购置、维修变迁和管理过程中所形 成的图、档、卡、册、表等物业资料经过收集、 整理、分类，运用科学的方法进行的综合管理。 2 ．5 ．1 物业档案管理的内容 1．业主档案 业主档案是指与物业管理辖区内业主或使用 人有直接关联的，或由业主或使用人在工作、生 活中形成的对物业管理工作具有保存价值的文 字、图表、声像等历史记录。 （1）业主 （2 ）使用人 （3 ）探访业主或使用人的来访者 （4 ）业主大会和业主委员会 2 ．物业项目档案 （1）产权与工程技术资料 （2 ）装修档案 （3 ）维修资料 （4 ）治安交通管理资料 （5 ）设备设施管理资料 （6 ）绿化清洁资料 （7 ）社区文化资料 （8 ）业主反馈资料 （9 ）员工管理资料 （10）行政文件资料 2 ．5 ．2 物业档案管理的程序 1．收集 收集就是将与物业项目相关的各种资料集中在一 起，它是物业档案管理工作的起点，是实现物业档案 集中、统一管理的基本途径。收集的关键是完整，即 凡是具有保存价值的文件材料都必须收集，并确保所 有图纸、文件材料的齐全、完整、准确、翔实。 物业档案收集的范围包括物业项目自形成到管理 整个过程中的一切资料，这些资料简称为图、档、 卡、册、表。 2 ．整理 物业档案整理工作，就是将处于零乱状 态和需要进一步条理化的档案，进行基本的 分类、组合、排列和编目，使之系统化。 物业档案整理的具体实施包括以下环节： （1）分类 1）年度分类法 2 ）组织机构分类法 3 ）问题分类法 4 ）年度— 问题分类法 5 ）年度—组织机构分类法 （2 ）立卷 把具有查考保存价值的文件材料按照其 形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 1）物业管理立卷类别。常见的 有： ①修缮档案 ②物业房产档案 ③设备、仪器档案 ④基建档案 ⑤行政管理档案 ⑥声像档案 2 ）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 卷内文件材料的编号 按照卷内文件材料的排列顺序，用打号机依次编页号。 凡有文字或图表的页面均应编号。页号位置为正面编在右 上角，背面编在左上角 编号时应注意，页号一律使用阿拉伯数字，从“1”编 起，有效数字前不得出现一个或几个“0” 。无文字、图表的 页面和卷内目录不得编页号。要使用碳素墨水编页号。如出 现倒号，将页号划掉，重新打号；漏号，采用分号式，将漏 编的页与前页或者后页共用一个页号，如有一页漏号，其前 页为7号，其后页为8号，可与前页共用一个号，即前页为 “7-1”，该页为“7-2”；重号将重号改为分号式，如前后两页 均为9号，则分别改为“9-1”和“9-2”；错号，将错号划掉， 打上正确的页号；一个页面有两个或两个以上页号，将正确 的页号留下，其余页号划掉。 2 ）立卷工作的内容 ①卷内文件材料的排列 ②卷内文件材料的编号 ③卷内目录的编制 （a）文件卷、仲裁卷卷内目录的填制 序号：即卷内文件材料的编号，依照文件材料 的排列顺序填写。 文号：即文件字号。须照实填写、填全，不得 省略。 责任者：即文件形成机关或个人，据实填写。 题名：即文件材料的名称。要照实抄录。没有 题名的，应补拟题名，外加方括号。 日期：指归档日期，一般标在发文机关名称的 下方。 （b）登记卷卷内目录 序号，即卷内文件材料的顺序号。 证件名称，即文件材料的名称。 页号，即从“1”开始，按大流水编号，双 面有文字或图表的双面都应编号。 归档日期；归档人盖章和备注。 （c）卷内目录其他内容的填写方法 分目号：要求与总目上的分目号一致。 丘号、权号、登记户名、权利种类这四项要与总目一 致；座落按物业登记申请书填写。 文件编号：按文件右上角分目编号章内编号填写。