秘书文档管理课件 秘书文档案管理习题答案.docVIP

技能训练 项目1 P9页 【参考答案要点】 1.开展文书工作的必要性 （1）通过发布公司的发展规划和工作计划，使所有公司员工知道自己的奋斗目标是什么，自己应该具体做什么。 （2）通过发布相应的规章制度，使所有的公司员工知道自己应该怎么做。 （3）通过公务信函和契约性文书密切与业务合作伙伴的联系，规范公司的经营行为。 （4）通过整理和保管各种文书材料，积累公司运作经验，寻找发展壮大规律。 （5）利用通知、通报等书面形式，及时准确地向员工传达公司的决策、经营动态、社会环境的变化等情况，使员工在及时准确地了解各种信息的基础上，适时地调整自己的行为方式，适应环境变化，推动公司的发展壮大。 2.开展文书工作的必要准备 （1）通过学习、调研，充分掌握公司的基本情况、行业的必威体育精装版动态等信息，为文书工作的开展做好内容上的准备。 （2）掌握相关语言文字的表达规则，提高书面表达能力，为文书的撰拟和审核做好能力上的准备。 （3）购置计算机、打印机、纸张、油墨等相关的设备和用品，为文书工作的开展做好物质上的准备。 项目2 P16页 1.由于青萌商贸公司与当地环保局不属于同一个组织系统，因此，他们之间的行文关系属于非隶属关系中的跨系统关系。 2.跨系统的社会组织之间相互行文，属于平行文，因此，应该选择横向行文，直接向当地环保局发出请求批准建厂的“请准函”。 3.文件打印出来以后，不能直接通过熟人关系送给吴局长本人。因为吴局长主管环保局的全面工作，并不一定直接负责新建工厂的环境影响评价。把文件直接送给他，一来打乱了公文的运转程序，有可能使事情的办理变得更慢；二来也有可能影响到吴局长的声誉，让人觉得吴局长和青萌商贸公司之间有着一种说不清的暧昧关系。因此，文件打印出来以后，应当按照正常的公文运转程序，专人送达或者邮寄到当地环保局的办公室。 项目3 P30页 1. （一）页面设置 1.新建一个word文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4； 2.选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上37mm，下35mm，内28mm，外26mm。最后点“确定”。 （二）制作发文机关标识 1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为71磅，即25mm。 2.在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项卡，在“缩放”选择框中选择“68%”，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。 3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 （三）确定并标识发文字号 1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文机关标识下面空出了两行的位置。 2.根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔2006〕26号”，用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。 3.选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16磅”。 （四）标注红色反线 1.在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符； 2.选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11磅”。 3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm宽度为1mm的红色反线：单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为“2.8磅”，即1mm。单击“确定”，完成线条格式设置。 （五）设置标题 1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”； 2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行的位置）并设置成2号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值”“33磅”。因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观。 （六）设置主送机关 1.在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”“16磅”； 2.在文档的