很好的秘书资格考试复习笔记.docVIP

???七、工作能力 工作内容与能力要求：本标准对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求。?? 第二部分 复习资料 办公室日常事务 第一节 办公室日常事务 一、值班工作? （一）值班的任务和作用? 值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面:? 1、办理领导交办的有关事项?2下班后和放假期间的文件和事务处理?3、来访接待工作?4、沟通上下级通讯联系? 5、记好当天大事记?(三项记录:电话记录、接待记录、值班日记)? （二）对值班室与值班人员的要求? 值班室要制定严格的岗位责任制,做到职责分明,奖罚分明。值班人员必须做到以下几点:?1、服务的精神和高度责任心 2、要提高警惕,遵守值班纪律 3、认真做好必威体育官网网址工作 4、接待来访来电要热情 5、要认真学习业务知识,提高业务水平 6、填写值班日志,做好交接工作（三）值班日志与交接班? 填写值班日记应注意以下事项:? 1、填写值班者的姓名和值班时间? 2、填写值班记录做到内容简明扼要,语言规范,字迹清楚,不加评论,不带个人感情,实事求是。? 3、注意做好交接班工作安排值班工作，编制值班表? 值班工作的主要内容：记好值班电话记录；记好值班接待记录；记好值班日记；做好信息传递。? 值班表包括的内容?1)列出值班时间期限和具体值班时间。?2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。?3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案(3)值班管理制度的主要内容：信息处理制度，岗位责任制度，必威体育官网网址制度，交接班制度。 二、印章及介绍信的管理工作? 印信和介绍信是各级各类组织对外联系的标志和行使职权的凭证。 （一）印章? 秘书部门掌管的印章主要有三种:单位印章(含钢印);单位领导人“公用”私章;秘书部门的公章。作用:?(1)?标志作用?(2)?权威作用?(3)?法律作用.(4)?凭证作用? （二）介绍信介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。? （三）印信注意事项 1、印信的刻制 2、印章启用前应备文通知有关部门? 3、保管者不得委托他人代管 4、盖章要端正,清晰? 5、盖章要领:把握标准,印泥适度,用力均匀,落印平稳。? 三、电话工作? （一）通话工作的内容? 包括:打电话、接电话和作电话记录。? 1、接打电话:?熟悉接打电话的礼仪和接打电话的要领。? 2、电话记录? 它包括五个部分:即来话时间(年月日时分)、来话单位姓名、对方电话号码、来话内容、处理意见和记录人署名(复述、核对)。? 3、传话:问清收话人姓名、职务、电话号码。? （二）通话工作的要求? 1、礼貌热情?2、作好记录?3、收话后,必须马上解决问题 4、不属于职权范围内的事,不随便应允或反驳? 四、必威体育官网网址工作 信息必威体育官网网址是秘书人员的基本和重要的职责,是保卫国家,组织利益的起码的要求。 一个组织的必威体育官网网址工作是从本单位的安全和利益出发,将秘密信息控制在一定的范围和时间内,防止被泄露和利用,使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段与措施。? 从载体上分,信息的安全及必威体育官网网址工作通常包括:? *口头信息的安全及必威体育官网网址工作1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的必威体育官网网址信息。?2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出必威体育官网网址信息。3)只向来访者提供组织允许提供的信息4)按会议要求传达会议信息。? *纸面信息的安全及必威体育官网网址工作1)接收必威体育官网网址文件要登记，传阅必威体育官网网址文件要签收，保存必威体育官网网址信息要归类，携带必威体育官网网址文件要放在文件夹或文件盒中。2)离开办公室时，要把必威体育官网网址文件锁入抽屉或柜子；用邮件发送必威体育官网网址信息要注有“秘密或必威体育官网网址”；高密级信息由工作人员亲自送交收件人。3)当传真必威体育官网网址信息时，应使用具有必威体育官网网址功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里；不再需要的必威体育官网网址文件要销毁。? ?*电子信息的安全及必威体育官网网址工作1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方；打印必威体育官网网址材料时要人不离机。?2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人；有必威体育官网网址信息的软盘不应带出单位。3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换；不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒；重要文件要做备份。? （一）秘书在必威体育官网网址工作中需要注意的几个方面? (1)文件必威体育官网网址。做好接收、传递、保管工作。(2)会议必威体育官网网址。不能随意扩散和泄露(3)科技必威体育官网网址。? （二）做好特定信息的必威体育官网网址? 1、人事信息? 2、财务信息?