第十一章 会议组织.ppt

第十二章 会议组织 会议组织 会议组织，即秘书会务工作，包括会前的筹划准备、会间的组织服务、会后的事务处理及决策落实工作。 通过本章的学习，领会会议、会议构成要素、会议种类、会议作用等概念的含义；掌握秘书会务工作的内容：确定会议议题、编排撰拟会议议程、会议日程和会议方案；确定会议对象及会议规模；安排会议时间和地点；布置会场；安排会议食宿和会议接送引导；组织会议进程和会议期间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动；安排会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作的技能技巧的综合应用。 某天，某单位召开一个大型会议，办公室秘书小张忙碌几天，自认为会务安排一切就绪，只等会议开幕。 没想到，会议一开幕，小张就被当头棒喝。在会议主持人宣布大会开始之后，接着就是“全体起立奏国歌”。等到台上台下全体肃立后，喇叭里放出的不是那雄壮激昂的国歌，而是那低沉的国际歌。会场一下子就乱了起来。小张立即冲上台去关了机，可国歌的磁带就是找不到，台上台下足足站了几分钟。会议的主持人只好用沙哑的声音起了个头，指挥会场合唱国歌。临时的变动，让与会者没有准备，雄壮的国歌被唱得没有格调。主席台上的大小领导都用严厉的目光盯着小张。小张感到十分害怕。 事后，单位领导对办公室秘书们说：“你们是单位的门面，稍有不慎，影响很坏！会务工作不到位，不仅干扰了会议，而且影响了单位的声誉，办公室秘书都是马大哈，还谈什么企业素质和管理水平？” 分析：这个案例中小张秘书由于会议筹办工作不细致，导致该放国歌的时候出现了放国际歌这样一件令与会人员十分难堪的事。它不仅使得会议在一开始就陷入了混乱，影响了会议秩序和会场气氛，也影响了组织的形象和与会者对会议主办单位的信任感。对于会议组织者来说，这一突如其来的情况，也会使会议的主持者陷入被动，影响会议进程。 这件事告诉我们，会议筹办是一个系统工程，必须环环相扣，步步落实，反复检查，不能出差错。任何细小的疏漏和失误都可能影响整个会议效果。因此作为会议的筹办人员必须认真负责，扎实细致，责任到人。 何谓会议？会议就是有组织有领导地召集人们商议事情的行为过程。 会议是指为了实现某一个目的而进行的一项社会活动。 二、会议的构成要素 （一）形式要素 包括会议的名称、时间、地点、主持者、与会人员、会议方式 ——根据会议的主题，确定会议的名称。要求突出主题，简单明了。其主要有两种方法：一是揭示会议的性质，如局长办公会议；二是揭示会议的主要内容，如鲁迅逝世50周年纪念大会。 ——与会人员包括参会人员、主持人和会务组织人员。会议主持人一般是召集会议单位领导，负责会议议程的落实。 ——会议方式是指召开的形式特征，一般由会议的内容来确定。常见的会议形式有会场会议、现场会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议等。 （二）内容要素 主要指会议指导思想、会议主题及会议任务 ——会议议（主）题：需要讨论、解决的问题 ——会议议程：是会议讨论、解决的议题的程序 ——会议日程：会议期间，每天的具体安排。 （三）程序要素 包括会前、会中、会后三个阶段。会前要精心准备，周密安排；会中要综合协调；会后要认真总结，做好材料归集工作。 会议的种类： （1）按会议的规模划分：大型会议（千人以上）、中型会议（百人以上）、小型会议（数人至数十人） （2）按会议的时间划分：定期会议（各种年会、例会）、不定期会议（临时会议） （3）按级别分：中央、省市、县级会议 （4）按会议性质划分：立法性、党务性、行政性、群众性、业务性、交际性的会议 （5）按会议的内容：综合性、专题性、专业性、咨询性会议 （6）按会议采用的媒介划分：电话会议、电视会议、计算机网络会议。 （7）按会议的阶段划分：预备会议和正式会议 （8）按与会者的国籍及议题范围划分：国内会议、国外会议 三、会议的作用 （一）决策指挥作用 （二）组织协调作用 （三）动员教育作用 （四）信息交流作用 四、会务工作的内容与要求 （一）会前的准备工作 会前的准备工作主要是制定会议方案。包括会议的名称、时间、地点、与会人员、议题、议程、经费预算、材料准备、会场布置和会务安排。 **集团2008年度产品销售订货会会议方案 为落实我公司明年的销售计划，拟决定于2007年12月21日至23日，在总部俱乐部召开2008年度产品销售订货大会。现将会议方案呈报如下： 1、会议任务 收集消费者对我集团主打产品的外观设计和技术指标含量的要求，落实该产品的市场的占有量，探讨适合我集团产品销售的模式和产品销售分成比例。 2、出席会议对象和名额 出席本次会议的对象为全国各地代销和购销我集团产品的商家经理及我销售公司各片区经理，邀请本集团产品总装生产线领导和产品设计实