办公室5S管理教材.ppt

4、One size（单一尺寸） 编写文件，尽量用A4纸张 5、One Action（单一动作） 针对档案整理，使寻找、归位档案的时间短 6、One Location（单一场所） 共通档案放在共通场所，让相关人随时可 取阅 ? 许多人误以为把所有物品排列整齐便是做好事务5S ? 表面的整齐是整理、整顿最大的敌人，因为其中隐藏的问题无法有效找出 (一) 事务的5S ? 避免让文件柜成为一个整齐的垃圾放置场 (二) 事务的5S 常用（存在工作场所） 偶尔用（存在工作场所附近） 用 要 不要 资料 需要 立即废弃、销毁 永久保存 期间保存 （存在工作场所外） ? 事务部门的5S活动究竟该实施什么内容？ ? 事务部门为使事务效率化，该选择何种课题实施？ ? 该如何评估事务部门实施5S后的效果？ 事务部门5S的困扰 ? 将事务部门视作资料素材加工的地方 适时、正确、低成本提供给需要者资 讯是事务部门的方向 ? 以彻底消除事务的三大损失为主题 事 务 5S 考 虑 点 ? 减少事务处理时间 ? 缩短找寻档案时间 ? 减少会议时间 时间损失的改善方向 ? 减少传票、报告书的误记 ? 减少传票、报告书的缺漏 品质损失的改善方向 ?清除不要的资料 ?加快处理速度 ?处理流程的合理化 ?事务用品的共通化、库存量减少 物量损失的改善方向 误区：工作太忙，没有时间做5S 问题说明 这是把5S与工作对立分开的错误认识。 将5S当作一项额外附加的工作。 正确认识 5S是工作的一部分， 5S和 效率、品质等一样,是工作内容 重要的一部分。 误区：5S活动看不到经济效益 问题说明 企业高层的疑问：做5S到底能够带 来什么效益上的好处？ 有些人的借口：既然5S并不能带来 什么经济效益，不参与也罢。 正确认识 尽管从效益上并非带来立竿见影的效果，但是可以肯定，只要长期坚持这项活动，产生的经济效益是是显而易见的。 误区：认为5S活动的推进就是5S检查 问题说明 误认为推进5S就是定期对职场进行 5S检查评 比。 用检查代替了整体活动的推进。 将5S活动的内容僵化\固化. 正确认识 5S活动应该按照要求循序渐进地推进，在活动过程中注入具体的活动内容，而评比检查只是活动内容的一部分。 误区：我们是搞技术的，做5S是浪费时间 问题说明 抱这种认识的人没有认识到5S对自身工作效率提升的作用。 正确认识 5S是所有人工作的一部分，5S都难做好，从何谈技术的精细管理。 5S就是把职场打扫干净 问题说明 抱这种认识的人并不了解5S活动的 真正意义，混淆了5S和大扫除之间 的关系。 正确认识 5S活动不仅要把现场搞干净，最重要的 是通过持续不断的改善活动使职场管理 水平不断提升，并且让员工养成良好的 习惯。 我们公司已经做过5S了 问题说明 所谓做过了，有两种可能性： 1.以为5S是一个阶段性项目，做完了事。 2.曾经做过了，但效果不佳。 正确认识 5S是一项持续推进的工作，只有进 行时，没有过去时和完成时的概念。只有不断的将活动向更高的水准推动！ 开展5S就是让员工自发去行动 问题说明 这种认识大概是混淆了全员参与和 自发行动的含义，认为强调全员参 与只是让员工自发参与。 正确认识 5S是全员参与的活动，但并不是可 以放任不管的活动，要有效推进这 项活动，从公司高层自上而下的推 动力是十分必要的,特别是活动还处 于初级水准。 基础管理说起来容易，做好也容易，但能够每天非常认真地做好它，就不容易； 基础管理需要周而复始反复进行，任何寄期望一个制度，一次管理就能一劳永逸永远是一种奢望； 基础管理不要追求传奇，没有传奇是企业的幸事。 素养不但是5S之最终（结果），更是企业界各主管其盼的“终极目的”。 在5S活动中，我们不厌其烦地指导员工做整理、整顿、清扫、清洁，其目的不仅仅在于希望员工将东西摆好，设备擦试干净而已，更主要的，在于透过细琐、简单的动作，潜移默化，改变气质，养成良好的习惯。 素 养 重 点 三位一体的素养培育 指责高手 被指责高手 感受高手 素 养 个人态度如何形成？ ?资讯的影响 ?别人的影响（近朱者赤、 近 墨者黑） ?经验的影响 ?赏罚 团队态度的形成？ ?领导 ?心理动态(团队共通的想 法） ?学习（成功） 团 队 素 养 的提升