第十二章 会议沟通.pptVIP

珠海联诚合众培训中心 第十二章 会议沟通 一、会议沟通五要素（如何准备一个会议？） 目的意图 沟通对象 信息内容 方式方法 时间安排 开会的目的意图 交流信息 通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。 给与指导 企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 解决问题 会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题。 作出决策 会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。 会议对象的选择 需要哪些人参加会议 哪些人将阶段性地参加会议 哪些人需要了解会议背景知识和信息 信息内容——会议议程 会议的议题与先后顺序 每个议题的负责人，由谁负责资料及文件 每个议题的预期结果 每个议题预计话费的时间 方式方法 时间安排 面对面会议： 1、对于会议目的和人员来说，何日何时开会最合适 2、需要多长时间准备 3、会期多长 网络会议： 1、何时开始 2、延续时间多长 案例——刘总的怨言 刘总准备在销售团队会议上发表简短的演讲，演讲的目的是寻求有效开拓产品市场的方法。刘总考虑首先需要告诉参加会议的人员最近公司产品销售方面的一些信息，然后提出如何开拓市场的问题供大家讨论，最后得到一些可行的推广方案。 会议开始后，刘总首先对他所演讲的内容做了一些介绍，由于没有把握好，介绍的过程有点长，下面的听众中有人就开始窃窃私语，有的人则低下头想别的事情，这种情形让刘总很不高兴。为让大家提起精神，他把事先准备好的资料散发下去，然后接着讲资料中所涉及到的问题。然而大家越发不听他讲了，大部分人埋头阅读资料，还有一些人互相讨论，大会中开起了小会。 刘总请一些人发表意见，大家推来推去，会场中乱糟糟的，没有人能提出真正有价值的建议。看来这次会议的目标是没法达到了，刘总觉得非常难堪。 会议控制 会议主持人的任务： 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 案例——高效的雇员与低效的会议 理查德·希尔顿是一位部门领导，他所领导的部门中有14位聪明能干的员工，希尔顿只是名义上的领导，因为这十几位员工都非常负责。在大多数情况下，部门成员之间都非常配合，大家互相协作与支持。然而惟一让希尔顿头痛的问题就是开会。在希尔顿领导的部门里，没有固定的时间开会。只是有人感觉到需要对某个问题进行讨论时，会议才开始召开。会议的主持者并不总是希尔顿，而是那个需要开会的人。在至少7人到场后主持人才开始会议。因为总是有人迟到，会议总是在预定时间的5～10分钟后才可以开始。开始后的前10分钟总是讨论一些与会议无关的话题。当会议正式开始后，主持人口头说明一下开会的原因。这些说明就成为会议的议程，然后组织对议题展开无目的的讨论。发言很零散，也很容易偏离主题。对议题不感兴趣的人往往会进行脱离主题的发言，还有人会大声打断别人的谈话，观点不同的人会争论不休，受到攻击的人往往不愿意再暴露自己的观点。 解决困难局面 （1）偏离正题 （2）独霸会场 （3）哑场或闷会 （4）私下开小会 （5）争论（良性争论、攻击性争论） （6）私自插入消息和话题 解决困难局面的技巧 请你根据左栏的问题，从右栏挑出相应的对策，将问题和相应的对策用直线连接起来。通过该练习学习如何更好地控制会议。 ? 问 题 对策 ①你想令讨论热烈。 A.请每个与会者总结其他人的发言。 ②你想打断某项讨论。 B.问小组一个开放式的问题。 ③几个与会者在开小会。 C.询问小组的反馈意见。 ④两名与会者就一个观点争执。 D.问小组一个具体的问题。 ⑤与会者问了你一个难以回答的问题。 E.把问题转回给小组。 ⑥你想调查对一个观点的支持程度。 F.问与会者一个具体的问题。 ⑦你想知道自己是否是个成功的会议主持人。 G.请某个与会者总结讨论 会后工作 1、会议备忘录（会议纪要）： What---who---when 2、执行会议决议 监督、检查、落实　 第十三章 工作报告 一、工作报告概述 1、工作报告的形式 从上到下的形式 从下到上的形式 平级形式 2、工作报告的目的 说服人们做什么事； 告诉人们如何考虑问题； 介绍一些技术信息或让人们接受新思想、新方法； 决定采取何种行动、有谁去执行； 让人们