民丰纸业MM_1225_采购管理议题_物资部.docVIP

会议时间/地点 2003-12-25新大楼 纪要准备人 李小根 郑旭艳 民丰参加人员 陈志伟 冯小会 王 骏 王　蓉　　等 郑旭艳 朱　喆(病休) 惠普参加人员 李小根 记录: 采购订单方面的问题 采购订单下达是在系统审批之后．下达采购订单是否需要领导签字？采购订单中采购员在审批以前可以改价格． 一次性合同双方会签字． 未来采购订单：部分物资按签合同方式，以明确交货条件要求；长期合同系统可包含并满足要求的，用系统打印方式，不能满足要求的，用系统外书面合同(如对于海外采购)；采购订单可以按各种方式送达供应商，但不要求供应商签回，供应商必须按采购订单号送货；供应商的送货单上必须注明采购订单号； 采购订单不交付给仓库（价格因素）； 采购收货异常处理 本批货质量存在一定问题，需要供应商做一定补偿，但是在后续采购批中才执行（可能是赔偿实物或赔款）； 赔款两种实现方式：一是赔偿现金，立即支付；另一是隐性处理：下次临时降价；目前小额的直接由财务记帐，大额的反映到成本． 在系统上将统一冲抵成本，以发票确认中的扣款处理方式：进成本或进差异； 采购员与供应商必须商谈确定好补偿处理方式． 委托加工处理 　是否允许超领问题：不允许超领； 　是否单列材料费：目前委托加工的材料基本上是我方提供，所以在委托加工的价格中不单列供应商所提供的材料费（如果实际存在），直接包含在加工费中； 存在直接由分厂领用已使用过的纸芯管，发外加工，再回收，直接走财务报销处理－＞后续：需要与财务部门确认处理方式； 发票确认作业； 采购退货业务流程需修正；掉换处理步骤的顺序． 付款通知单采购入库单　 确认的前提是必须要收货； 在流程说明中进行详细的说明（类型／做法／原始凭证及对应关系）； 供应商基本上按单开发票；但有可能按送货开发票，需要分开确认；通常一张发票对应多个采购订单；（一次性发票确认的情况）； 部门经理要否做系统放行：是否需要做系统放行（后续确定）； 付款通知单及发票给财务之后，因为事先处理过发票确认，所以财务部可以直接付款（假定不需要做系统放行－即发票确认后不首先冻结付款）． 供应商评估：动态加静态方式结合，后续再针对供应商评估报表具体考虑实现方式； 　　６．报表（包括决策报表）问题：后续阶段会进一步具体设计； ７．抵债物资：民丰的客户欠款，客户以类似物资抵债，按协议定价．物资部要入库．到物资部范围内（关键是分厂的领用要实现）．目前基本上是在物资部物资范围内，后续要由生产单位领用，；属于物资部原辅料范围内的物资，基本上不影响物资编码的体系．建议由物资部按物料管理流程处理：物资按采购流程处理物资回收，同时记应付帐款（无发票，所以无税），同时财务部按应付帐款冲抵应收帐款；但同时物资部要注意分品料合理估价（采购订单价格），同时要保证总金额与协议金额一致； ８．系统实时控制问题：比如合理库存量，采购资金控制等； ９．其他问题： 物料组：基本按物料大类分，对于原辅料按经营组分类管理，以其他方法实现； 原辅料销售和产成品销售：无问题； 流程图及说明：补充说明，对应好； 流程图的人员设置：资料维护员主要是对岗位或职能，建议尽可能固定人员； 库存物资报废：物资部内部的报废不经其他部门审批；分厂的原辅料报废由各分厂自行申请报废； （目前商标报废，需要由物资部办理领出）； 付款条件（主要由业务定，供财务参考）； 合同号是否要纳入SAP-海外采购按合同; 内部采购是否要一步交货－＞与山打士等确认 　　　 下一步行动任务 负责人 完成时间 继续确认上列问题处理方式； 李小根等 签收人: 日期： 年 月 日 项 目 简 称 ? 民丰SAP R/3 ERP项目 项 目 编 号: MMFP1044 FocusPM( 第 1 页 总 2 页 MM会议纪要.doc 最 后 打 印 时 间 2003-12-25 20:07