太原钢铁PMD_项目文档管理_20050510V1.docVIP

项目文档管理 总则 为确保太钢信息化工程的顺利实施，协作各方能够在合同的约定时间内完成预定目标，并为以后的工作打下基础，特制定本办法，望有关部门及人员认真遵照执行。 “太钢信息化项目经理部综合组”拟设立一名文档管理员，专职从事太钢ERP文档的收集和保管工作。负责存取电子文档的权限管理。 太钢信息化各项目组需指定一名专职（或兼职）的文档管理人员，按时、按质、保量地向“太钢信息化项目经理部综合组”上交在项目实施过程中产生的各种形式的文字、声音、影像和图片等资料。 太钢ERP工程设立“太钢ERP文件服务器”，各专业组应遵照规范使用服务器，各组文档管理员应负责本组的文档管理，在本权限范围内整理规范文档，按规定以电子媒体进行上报工作。 所有信息化项目文档原则上应同时用纸介质、电子媒体格式提交。对数据量较大或不便打印的文档经申请后可以仅用电子媒体格式提交。文档验收确认必须用书面形式。 各项目组文档管理员负责文档硬拷贝的收集与存档。负责太钢各项目组电子文档的收集与归档。如果没有足够的权限存放电子文件，可以将电子文档转交“太钢信息化项目经理部综合组”文档管理员，由“太钢信息化项目经理部综合组”文档管理员代为存档。 各种保存文档均要用“太钢信息化文档编码规则”（附后）进行编码，如情况特殊无法套用编码时，各项目组的文档管理人员需上报“太钢信息化项目经理部综合组”，协商取得到编码后再行存档。 文档文件的范围 计划类文件归档。与项目实施有关的主计划，月计划，周计划，模块计划，调研计划，培训计划，开发计划等都需要在计划确定后2个工作日内提交存档。 管理类文件归档。与项目实施有关的管理类文件需要归档。如项目管理制度，企业管理制度，岗位管理制度等。 模板类文件归档。所有项目过程中使用的文档模板，需要归档。 配置类文件归档：配置系统的所有相关文档。如配置文档、传输请求等需要归档。 培训类文件归档：所有与培训相关文档。如培训手册，培训记录，培训过程控制等。 开发类文件归档： 所有与开发有关的文档，如开发方案，报表、上载工具方案等。 系统类文件归档： 所有与系统维护有关的文件归档系统维护，系统架构设计，用户清单，权限管理等。 报告类文档的上报归档：报告类文档包括重大问题请示、周报，月报，阶段汇报，问题报告，问题记录与跟踪，IT规划报告，BPR蓝图设计报告等。其中周报与月报需由各业务组副组长或其它指定人员按规定格式，以电子文档的形式按时向项目经理部上报工作进展情况。周报于每周五15时之前上报，月报于下月开始3个工作日内上报，阶段汇报于每完成一个阶段后3个工作日内上报。 会议文件归档：各种全体大会、重要的委员会会议、跨组协商会议、本组较重要会议、特别会议均要由会议主办单位委托专人，按标准的会议纪要样本逐项填写：会议主题、内容、结果、落实单位等内容，产生重要决议的会议可附录音和录像资料，于2日内上交归档。 数据类文件的归档：包括在整个项目过程中需要使用的原始数据与整理后的数据。一般包括各类静态数据，动态数据如产品数据、客户数据、供应商数据等。各组文档管理员应将关键用户提交的数据文档、顾问/关键用户整理后准备上载的数据文档存档。 测试、运行类文件的归档：包括程序在离线和在线状态下的各种运行测试脚本，测试结果、实施细则，注意事项等。各组文档管理员应于每个测试程序完成后上交本阶段文档。 培训类文件的归档：包括在整个培训之中除教材之外的所有文件，包括培训进程记录，培训中发生的普遍问题的解决方案，注意事项等。培训组文档管理员应于每个阶段课程后上交阶段文档。 阶段性成果的归档：按合同规定，每个阶段结束时需要完成一定数量的文档。文档于签字确认后五个工作日提交存档。阶段性成果文档与前述的部分文档可能有所重复。具体的阶段文档目录参见合同附录1.1。 文件存档方法 所有的文件需要在成文（或批准）后2个工作日内由各组文档管理员提交到文件服务器上。 文件借阅方法 需要借阅纸质（或硬拷贝）文档时，需要经太钢项目经理部批准，办理借阅手续。按时归还。 需要借阅电子文档时，需要经太钢项目经理部批准。“太钢信息化项目经理部综合组”文档管理员负责发放。 阅读有权限阅读的电子文档，不属于借阅范围。 文件服务器管理办法 文件服务器承担项目文档的存档。 文件服务器一般需要40GB硬盘。需要定期备份。 文件服务器目录及权限管理见附表 文档编码规则 全体涉及太钢ERP工程的资料均应按编码规则编号归档保存，对各专业组有特殊类别时，可自行设计类别编码，报太钢信息化工程指挥部综合组备案。 文档编码共分4字段，所代表的含义用汉语拼音第一个声母缩写而成（特殊情况例外）。 编码规则：XXX_MM_DDDD_YYYYMMDDVn_ 第一字段XXX：组别代码：根据太钢ERP项目组织结构分别用简称如下： 项目经理部--