《计算机应用基础》学习情境五 长文档制作.pptVIP

学习情境五长文档制作 实际工作情境描述 目前，各企事业单位经常制作公司员工手册、产品说明书、单位史志等长文档，个人也经常处理论文、书籍编写事务，因此，大学生要熟练掌握WORD长文档编辑与制作的相关知识与操作技能。 实际长文档案例展示 山东沂光电子股份有限公司.doc 毕业论文范文.doc 第3章 文字处理软件Word 2000.doc 典型工作任务 长文档编辑与制作 　什么是长文档 长文档通常是指一篇页数在10页以上的文档，当然这个“长”也没有准确的定义。也有人把长文档称为“大文档”，意思是一样的。如果严格区分的话，以“长文档”来表示则相对比较准确（因为“长”表示内容多、篇幅长，如50页的文档； 因此，长文档通常提指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。 长文档制作的一般步骤 一、版面规划： 要先对版面进行规划，比如页边距留多少，在上面装订还是在左侧装订等。 二、正文编辑。 大量使用样式 三、整理目录 四、制作封面 案例一：山东沂光电子股份有限公司员工手册的制作 一、版面规划： 1、设置页边距和装订线： 新建一个Word文档，选择菜单“文件”--“页面设置”，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”四个边距属性中，分别调整为2厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5厘米，“方向”设为纵向。 2、设置文档网格： 通常，很多人都采用增大字号的办法，其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，另外也显得我们写得内容多。 在“页面设置”属性页上选择“文档网格”选项卡，在“网格”属性中选择“指定行和字符网格”，并为“字符”设为每行“40”，为“行”设为每页“40”。 二、正文编辑： 做完版面规划，接着就是录入内容和编辑了，强烈建议大家用“样式”来对正文的内容修饰，而不是我们常用的，用字体、字号、行距、缩进等操作一点点来完成。 1、使用“样式和格式”对文档进行编辑： A、了解样式： 选择菜单“格式”－－“样式和格式”，这时在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格。在其中即可设置或应用格式或样式。 其中，“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。 “标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。 强调：标题样式或大纲是制作目录成功的关键 自己按老办法设置的格式（如字体段落）不能生成目录，要想生成目录，必须使用标题样式或大纲设置相应的标题。 2、规划样式： 现在，我们来规划一下长文档中可能用到的样式。 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。 文章中的正文，采用“正文”样式。 样式好处 1、快速统一设置格式 2、以后若修改长文档中某部分格式，只修改样式即可。 思考题：为什么长文档更多使用样式？而不是格式刷？ 3、应用样式：先应用标题样式 首先，光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择“格式”--“样式和格式”命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。 使用样式，快速设置正文样式 用同样的方法，设置正文所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。 4、修改样式和设置新样式： A、修改样式： 将鼠标移动到要修改的样式“标题1”上，选择右侧下拉菜单中的“修改”，在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”，会出现一个下拉菜单，上边有8个属性设置，分别是“字体”、“段落”、“制表位”等。点选“字体”设置，会打开“字体”属性设置页，我们把“字体”设为隶书，“颜色”设为红色，确定，退出。这时，“标题1”变为红色隶书，其它设置不变。 观察使用该样式的内容的格式变化！！ 此时，你会发现当我们对“标题1”样式进行修改后，所有使用此样式的内容也随之变为了红色隶书的新样式，是不是很方便。 更快，更高，更强 但是我们想更方便一些，那你就再打开“修改”，勾选上“自动更新”，那么我们只要对正文任一使用了“标题1”样式的内容进行修改，而不必再打开样式进行修改，那么使用同一样式的内容也就随之改变了。 比如，标题