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* 文书管理 * 壹、电子化时代文书管理观念 一、文书管理的重要性 1.文书是企业经营执行命令的依据 2.文书是企业内部相互沟通的桥梁 3.文书是企业与外界接触的媒介 4.文书是企业经营的记录与证据 5.文书是企业制作决策所需的资料 企业为使文书管理效率化，必需研订一套文书管理制度。总务行政部门负有订定此项文书管理制度之职责，文书管理制度应包括下列有关规章： * (1) 文书管理规定 (2) 文书流程图 (3) 文书处理基准 (4) 文书档案办法 (5) 文书资讯化处理措施 二、文书管理所遭遇的困难 1.文书处理程序繁、手续多 2.文书处理速度慢、稽催难 3.文书寄送，手续繁杂而迟缓 4.文件泛滥、保管困难 5.档案无规律，找不出所需要之文书 * 三、文书管理的自动化 1.文书制作的自动化 2.文书传递的自动化 3.文书保存的自动化 4.文书印制的自动化 5.图表制作的自动化 6.文书调阅的自动化 7.文书追踪的电脑化 四、文书的简化 五、表单改善※※ * 贰、文书制作 一、文书的种类 企业的文书，类别至多，可分为下列各类： 1.对外文书 (1) 以业务为目的与各有关工商单位往来之文书 (2) 以公务为目的与各政府机关往来之文书 (3) 以交际为目的与外界人士往来之社交文书 (4) 广告宣传用之文书 (5) 有关交易及商业往来之契约文书 (6) 有关诉愿、诉讼之法务文书 * 2.对内文书 (1) 为洽商业务或解决问题，企业内上下单位或平行单位间往来之文书 (2) 为请示或报告事项，向上级主管呈送之签呈或报告书 (3) 为公布某一事项之公布及通知书 (4) 各项计划书及会议记录 (5) 员工对企业当局之各项申请书，人事、财务、业务等部门向主管人员呈报之日报、月报、日志等文书 (6) 其他企业内各项传票、表单、图表等文书 * 三、文书制作要点 1.制作文书应注意时效 2.总务行政部门应事先印制各类文书用纸，以备各部门之需 3.企业文书目前已力求简化 4.一文应以处理一事为原则而且语句宜短，内容条文化 5.文书用语应采词意清晰的语法 6.避免使用艰深难解或模棱两可词句 7.文书应正确使用标点符号 8.函的结构应有“主旨”与“说明” * 叁、文书处理 一、文书收发部门 1.设置文书收发部门 2.文书收发的目的 3.?文书处理规定?订定内容要点 二、收文、分文 1.收文 2.分文 * 三、文书签办 1.签拟意见 (1) 签拟意见须签写于“签办纸”或“文书处理单”上，附同收文呈请上级核定 (2) 签拟意见如须请其他部门表示意见，则须送请有关部门会签，会签单位须在签办纸或“文书处理单”上列明会签之单位名称及其会签意见 (3) 会签时如会签单位有不同之意见，应指出与原签单位不同意见之要点，以便上级主管加以核定 (4) 如果收文简单，可以直接输文稿签复，则可免办签拟意见 * 2.办理文稿 (1) 办理文稿应依据所核定之签拟意见 (2) 拟发文文稿应分“主旨”与“说明”二部份 (3) 发出文书如有时限应加盖“速件”或“最速件”之戳，如为机密文件应加盖“密件”之戳 (4) 发出文书如须抄送副本给有关单位，应于文书“抄送副本栏”下列举抄送单位，以便分送 * (5) 已进入文书管理电脑化处理之企业，各经办人可操作电脑终端机之文书处理系统办理各种发出文书之文稿 (6) 电脑制作之文稿如需呈送主管核定时，可透过电脑网路将文稿转入主管终端机，主管即可直接操作终机将文稿修改或核定 (7) 亦可将电脑终端机制作之文稿列印呈核 * 四、文书缮校 文书缮写与校对乃是文书处理的另一重要阶段，如缮写与校对有误，则影响文书效果，而缮校工作多由总务行政部门负责，更不可掉以轻心。 1.缮写 2.校正 五、用印、发文 1.用印 2.发文 3.特殊文书之发送处理 * 六、文书稽催 1.时限 2.稽催 七、文书必威体育官网网址 1.机密区分 2.密件处理 3.文件解密 * 肆、档案管理 一、档案制度 1.档案制度的意义 所谓档案制度乃是?将文书应其必要状况有系统的编列及保管，并随时可以取出直至废弃的一贯制度?。这不仅是简单的整理文书，而是最要紧的有系统的作法。 * 从有关对象所受的文书，或者花费了宝贵时间作成的文书，都必须加以整齐地?保管、保存?。当工作上需要下判断或做决定时所要做根据的文书，都必须能够随时提出?应用?而整理。最重要的是?消除寻找文书时间的浪费?而随时可以取出这乃是档案制度。 * 2.设计档案制度的重点 (1) 有必要的文书，应使每一个人随时可以取出而以系统分别整理 (2) 有必要的文书应安全地保管、保存 (3) 不必要的文书，应有计划性的随时废弃 3.设计档案制度的前提条件 档案制度，应符合公司乃至各部门的条件与需要而设置，在设计时