酒店业文秘人员职业素质与技能培训.pptVIP

* * 文秘人员职业化素质与技能提升 培训内容 一、文秘职业特性与素质要求； 二、文件资料管理与运用； 三、办公室6S及办公用品管理； 四、会议管理、时间管理和计划管理； 五、职业礼仪与职业形象塑造； 六、人际沟通与工作协调。  序言1：我们每天是不是很忙？ 忙 茫 盲 为什么？问题在那里？？ 序言2：你是怎样看待文秘岗位的？ 闹钟 小喇叭 文件夹 传送信息者 记事本 电脑 问题1：文秘人员需要的素质与能力有哪些？ 什么样的人员适合做文秘人员？ 文秘人员需要具备什么样的素质？ 文秘人员需要掌握那些专业技能？ 文秘人员的主要工作是什么？ 游戏：别人心目中的你 请评出我们酒店现在职文秘中你认为最适合做文秘岗 位的人员？ 说明：至少列出五条原因 谨慎 热情 团结 服从 一、文秘人员需具备的个人素质 认真 负责 条理 诚实 谦逊 学历 性别 年龄 外貌 机智 勤快 整洁 自制 兴趣 1.1.文秘人员需具备的专业技能 ？ 信息管理能力 计算机操作能力 统计分析能力 计划与时间管理能力 日常事务处理能力 沟通与协调能力 作为文秘人员，是硬实力重要还是软实力重要？ 小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表一） 序号 检测内容 6 积极主动而非被动工作。 1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 3 善于与人沟通。 4 随机应变能力强。 5 能严守秘密谨慎处理必威体育官网网址文件。 7 能准确理解上司的意图。 小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表二） 及时将企业内外部信息传递给经理。 序号 检测内容 11 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找 10 能沉着处理紧急事件。 13 有组织观念和团队精神。 12 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用 8 及时将酒店信息上传下达。 9 良好的职业道德和强烈的进取心。 14 良好的记忆力，尤其对领导在你工作繁忙时交办的临时工作。 二、文件资料管理 文件分类：书面资料、 电子文件、声音像资料 文件资料管理 责任创造价值，共赢成就未来 收集 立卷 附：文件资料档案工作步骤 分类、整理 传阅、存档 整理文件的第一道工序: 分类 整理工作的第二道工序: 案卷排列 整理工作的第三道工序: 编制案卷目录/存档 责任创造价值，共赢成就未来 三、办公室6S及办公用品管理 办公各类设备的正常使用与维护 办公用品申购、领用与管理 办公室环境6S管理 责任创造价值，共赢成就未来 案例：电话号码 一天下午，文秘小李在给经理送刚收到的邮件时，听到经 理正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问沁园公司 老板的电话号码是多少，经理说要翻一下名片夹后告诉他。文秘 小李知道沁园公司老板的电话号码 现在文秘小李有这么几种选择： a、马上把电话号码写在便条上，放到经理的面前。 b、当作没有听见。 c、如果经理问的话，就告诉他。 d、如果经理问的话，就写在便条上递给老板。 e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 对于秘书小李以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，说明理 由并对其他几种选择作出评析。 四、会议管理 会后整理 会议内容整理、领导审阅发各与会人员 会议提及内容落实、追踪 会 议 管 理 会议记录 会前各项准备 附：会前计划与筹备 安排会议议题 组织、通知与会者 确定会议地点 布置会场 及时发送会议通知 礼堂式、教室式、玄月式、圆桌式、椭圆式、马蹄式、方形中空式、六边形 参加外派培训时有一个案例，讲1000元秘书和5000元秘书的差别，同样发一个开会通知，1000元秘书只知道将通知写在公告栏里，结果一半人没有看到而没有到会；5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实，不能到会的某某因为什么原因都要问个清楚。 ?? 多年前参加过一次面试，面试官问我：“能否在1个小时之内通知1000人到会？”我简单计算一下，如果按30秒通知一个人，也只能通知120人。面试官没有告诉我答案，也因此没有录用我。此问题几年后我终于明白了：我只须用前30分钟通知30人（每分钟通知一个人），请这30位每人用后30分钟通知30人，我可以用后30分钟的前15分钟再通知15人，请这15位利用后15分钟每人再通知15人，OK，超过1000人了： ??? 我通知的30人+这30人每人通知的30人+我再次通知的15人+这15人每人通知的15人 （30+30*30+15+15*15=1170） 案例：我们的差异到底在那？ 4.1.计划与时间管理 ?缓急轻重的优先管理 个人工作计划 分