320-第5章 办公室生产力工具.pptVIP

第5章 辦公室生產力工具 學習目標 運用各種應用軟體做為生產力工具 整合應用軟體的使用趨勢 辦公室中所使用的群組軟體 工作流程的種類 未來的生產性工具 工作結構及角色的改變 應用軟體 對於辦公室人員來說，所使用的軟體主要分為： 系統軟體，例如 Winwods。 應用軟體，例如 Office。 辦公室應用軟體是被用來執行一些特定的資料處理，例如文字處理、會計等。 軟體生產力評估 應用軟體和個人電腦常被稱之為生產力工具。主要是因為人們假設，藉由使用這些工具在工作上，會比以人為方式更加正確而且有效的執行工作，並可以真正的增加工作上執行的速度。 影響生產力的因素 應用軟體設計者提供使用者一些特殊的軟體功能時，會讓記憶體的負擔加重。 特殊的功能，會讓使用者花更多的時間在做各種決定上，因此整個工作更加耗時。 對於軟體的不熟悉，也會使工作所需要的時間延長。 應用軟體的種類 垂直性軟體：例如在房地產業、保險業、會計、醫療和法律上，均有特定的軟體可供市場或產業使用。 水平性軟體：一些辦公室的應用軟體，例如文書處理軟體、簡報軟體、電子郵件軟體、專案管理、試算表和資料庫系。 辦公室生產力的工具 1/5 文書處理軟體：提供各種信件、備忘錄和報告在編輯、保存、修正等功能。並且能夠提供各種檔案合併、拼字及文法的檢查功能等。 桌上排版軟體：提供製作各種專業品質的文件時，所需要頁面設計、文件字體的選擇、圖案和其他相關的檔案。 圖表軟體：提供以圖表的形式來展現各種資料。 辦公室生產力的工具 2/5 通訊軟體：利用電子形式來交換或存取各種資料。 電子郵件軟體：提供電子訊息的傳輸。 預算表軟體：提供各種資料以行、列的方式數理分析的方法，對於製作財務報表上的生產報告、財務模型、預估、投資分析等的使用最為有效。 辦公室生產力的工具 3/5 資料庫處理系統軟體：可以用來對於記錄的新增、儲存、修改作處理，並且可以隨時將記錄作更新和組合。 個人資料管理軟體：可以讓使用者安排工作時間的分配，而這些可能包含有：約會行程、便條紙、計算機、大綱、工作表、地址、電話簿、時間管理計畫表等。 辦公室生產力的工具 4/5 專案管理軟體：可以讓使用者籌畫和管理專案，資源管理表的追蹤、成本追蹤、要徑計算、以及其他有關的管理活動。 決策支援軟體：讓使用者利用數理和統計的模式來協助決策之決定、而這種軟體用於作業研究和一些主要的管理決策上很有用，並且也可以讓經理人員預估各種不同的決策所產生的影響。 辦公室生產力的工具 5/5 諮詢執行資訊系統軟體：將公司內部的複雜資料加以簡化，並呈現給公司的高階主管。一般而言、這種工作會利用預算表，原本這種軟體必須在主機上執行，但是現在也可以在個人電腦上執行。 應用軟體的獲取 早期時，各公司希望藉由自行研發的軟體和軟體製造商所研發的軟體，來執行各種資料處理的工作。而中大型電腦系統的使用者，仍然非常需要仰賴外部的專業人士和資訊人員來做各種程式設計、測試及執行。但是到了80年代個人電腦盛行時，促使了多數的公司有大量生產各種商業用軟體的想法，而進行研究撰寫並行銷這些軟體。 應用軟體經銷管道 Direct response 直營客服專線 Direct sales 直營商 Software specialty stores 軟體專賣店 Retail stores 零售商 Value-added resellers 加值型經銷商 Computer superstores 電腦超級市場 Office supply / Warehouse clubs 辦公室用品專賣店 / 量販店 Consumer electronics / Department stores 家用電子產品專賣店 / 百貨公司 應用軟體的發展 1/2 早期時在DOS環境之下執行的作業方式僅能在一個時間點上單獨執行一種應用軟體，所以在這種情況之下，有兩種原因使辦公室生產力無法有巨幅的提升： 使用者的工作目的，需要同時有多項工作相互協力來完成。 使用者的工作，大多是一次同時完成多項目標。 應用軟體的發展 2/2 所以為了解決這兩種原因，軟體的開發研究從原先的應用軟體電腦，轉移至文件資料電腦與工作群組電腦。 整合性應用軟體 – 文件資料電腦 要透過應用軟體來提昇個人生產力時，第一項最常被使用的是，各種不同的應用軟體之整合。 所以同時使用各種不同的應用軟體稱之為應用軟體整合。 當一種套裝軟體僅單獨擁有一種應用軟體時稱之為專用性軟體。 整合性應用軟體構成要素 使用者圖形介面(GUI) - 相互轉移 組合軟體 - 套裝軟體 物件技術 - 動態資料交換、物件連接和嵌入 進階物件技術 - 巨集語言、可重覆使用的過程要素 群組軟體 – 工作群組電腦 另一個可以提升辦公室生產力方面的是為達到工作群組而