项目管理-项目沟通及文 件记录.pptVIP

4.有效信息沟通的途径 沟通前先澄清概念 只沟通必要的信息 明确沟通的目的 考虑沟通时的一切环境 计划沟通时尽可能听取他人意见 使用精确的表达 进行信息的追踪与反馈 言行一致的沟通 利用多种沟通方式 要着眼于未来 应该是一位好听众 聆听 据研究,人际沟通有: 10%靠语言表达 30%取决于语调和声音 60%靠肢体语言 聆听的类型 1. 听而不闻: 根本没有真正在听. 2. 假装聆听: 用适当的是和嗯表示好象在听. 3. 选择聆听:只听到谈话的某一部分. 聆听的类型 4. 注意聆听: 将注意力集中在谈话上. 5. 带着理解去聆听: 用耳,眼睛和心灵去听,听取话中的感受,含义和行为.这并不意味着你同意别人的观点,而意味着你完全理解和重视此人的感受,意思和信仰. 学会聆听 大家在项目实施中，也许会有过这样的体会，在一个技术讨论会上或者在与客户交流会上，很多应该决策的时候没有结果或者不欢而散，且容易使团队成员之间互相抱怨，造成宝贵的时间浪费掉，从而延误工期，破坏团队的团结。在项目管理中，有一项重要的技术：就是学会“倾听”。 无论在任何时候，如果你想让别人了解你，你首先了解别人，在别人发表言论时，要静静听下去，让他人畅所欲言。这有这样你才能充分了解别人的意图。才能发现别人谈话的本质或者说是他人要表达的观点。特别是在一个团队中，项目经理或者是一个小组的组长，应该具备这项能力。 在了解了别人的时候，发表自己的观点。也许更容易使别人接受你的观点。 促进待解决事情朝着项目目标的方向进行。 如何成为积极的倾听者？ 有一个好消息可以告诉大家，那就是只要愿意付出时间和精力，所有人都可以成为一个有效的倾听者。在倾听上出现问题，一个首要的原因就是重视不够——大多数人都没有意识到倾听是一个过程，这个过程围绕着明确的目的。 了解另外一方的意图，并且使双方的共同目标协调一致是倾听者应该担负的责任。换句话来说，在得到自己想要或者需要得到的信息之前，你可能必须要闲谈，进行一些并不重要的谈话，不管在别人说话的时候你多么想离开。 问题 想想倾听在自己的生活当中所扮演的角色——它到底有多重要？ 作为一个倾听者，你对自己的评价如何？ 你在倾听方面的优势和不足是什么？ 在你的生活当中有没有人为你树立了很好的倾听榜样？ 你从这些榜样身上能够学到什么？ 项目管理中的会议沟通 会议中所出现的问题： 人事调动要开会、技术研讨要开会、营销策划要开会、业务改进要开会、出现突发问题又要开会；开会日期一再拖延、开会时与会人员积极性不高、会议主题混乱、会议过程无序、开会最后议而不决……如果对会议没有很好的管理意识和相关管理体系，那么“开会”多多少少会成为企业进一步发展的不“和谐”因素之一。 会议的管理 一般把会议管理分为五个步骤、会前准备、会议开始、会议进行，会议总结以及跟踪执行。在一个会议的不同阶段，会有不同的原因导致会议效率低下。 　　* 会前准备：会议主题日程不明确，任务分配不明确，参会人员无针对性，人员准备不充分。 　　* 会议开始：会议程序繁复冗长，会议主题随意变动，主会人能力有限，参会人员层次混乱。 　　* 会议进行：会议讨论氛围消极，超出议题范围，会议过程拖沓，议而不决。 　　* 会议总结：会议总结不清晰，会议效果不明显，工作安排没有针对性。 　　* 跟踪执行：缺乏及时有效的后续工作跟进和反馈机制。 “项目人员”——也就是与会议相关的一系列人员了。从会议前期准备，到会议进行，到会议总结跟进；从“幕前”的主导策划，到“幕后”的后勤辅助，所有的相关人员包括参会人员都应该明确自己的工作以及在会议中的角色。对于安排参会人员这方面，要有十分明确的针对性，相关人员的缺席会导致会议无法正常进行，而无关人员的出现又明显会增加现场的消极情绪，同时也浪费了无关参会人员的时间。 “项目目标”——许多会议开了是需要最终形成可见的或可交付的成果，如有的会议能够形成相关的报表报告；有的会议结果是确定一套策划方案；有的会议甚至会间接形成企业利润和业务量（比如订货交流会）。首先明确会议的目标，那么安排起会议的相关事宜时就会更加有针对性，会议也会更容易产生效果。 “项目范围”——会议涉及的主题范围，这个需要主会人对会议现场进行较好地控制，以明确的会议目标为基础，尽量不要涉及与本次会议关系不大的议题。也不要使会议冷冷淡淡、草草收场，从而没有完成会议预定的目标 “项目进度”——除了对会议前期充分准备之外，会议现场的流程安排和控制，以及会后相关的书面总结和计划执行，也都是会议进度控制的一部分。跟项目进度的概念是贯穿渗透项目生命周期的道理是一样的。就会议现场而言，很难想象，在一个内部研讨会上有繁复冗余开场白和领导总结，在一个新产品说明会上却没有像样的发言人和吸引眼球的相关介绍。会议进度安排