文件和资料管理程序.docVIP

文件和资料程序 通过对文件和资料的编制、接收、核对、标识、发放、记录和更改控制，确保工程施工过程中使用有效的文件和资料，及时撤出失效的文件和资料。 2 范围 本程序适用于公司内与工程施工有关的管理性、技术性、法规类及合同类文件和资料的控制。详见附件-1 受控文件和资料范围。 3 职责 3.1 质保部（项目工地质保管理部门）负责管理性文件和资料的接收、核对、标识、分发、借阅和回收的管理； 3.2 工程部（项目工地文件管理部门）负责技术性文件和资料的接收、核对、标识、分发、借阅和回收的管理； 3.3 办公室负责标准、规程、规范的采购、核对、标识、分发、登记和借阅，负责文件和资料的收集、归档； 3.4 各归口部门负责文件和资料的编制及更改； 3.5 文件接收部门负责本部门文件和资料的管理。 4 管理性文件的管理 4.1 管理性文件的编制、审批 4.1.1 文件编制部门组织专门人员或指定专人起草文件，并负责将起草文件送交有关部门／人员进行审批（审批权限见附件－2：文件编写审批权限）。涉及多部门或人员审核的文件，由编制部门采用传阅或会议形式组织评审。 4.1.2 文件编制部门将校对无误的文件送质保部/项目工地质保管理部门，由质保部/项目工地质保管理部门加文件编号，确定发放范围和数量。 .2 管理性文件的标识、发放和记录 4.2.1 公司通用管理性文件由公司质保部统一管理，对文件进行标识，原件留存，不做标识。 4.2.2 质保部按确定的发放范围核对后登记发放，发放到相关职能部室、项目工地和施工处。 4.2.3 项目工地质保管理部门负责本项目工地管理性文件的接收，根据文件发送单（或清单）核对收到的文件。 4.2.4 质保管理部门按发放方案发放文件，建立内部发放台帐，各相关部门资料员在发放台帐上签收。 4.2.5 对项目工地内部编制的管理性文件由项目工地质保管理部门具体管理，对文件进行标识，确定发放范围后登记发放，并上报公司质保部备案。 4.2.6 管理性文件的变更执行本程序第7条款规定。 4.2.7 当文件转移时，质保部/质保管理部门负责调配文件，并在台帐中签转。 5.1 图纸及变更管理 5.1.1公司总部图纸管理 .1.1.1 工程部绘制的各类图纸，经批准后由工程部资料员建立图纸接收台帐，在图纸上加盖受控标识章（受控版本标识章为“受控版本 供使用”，非受控版本标识章为“非受控版本供参考” ），按规定发放范围发到图纸使用部门，建立发放台帐。 5.1.1.2 各图纸接收部门建立接收台帐。 5.1.1.3 设计变更的发放按图纸发放的渠道进行。 5.1.2 项目工地的图纸资料管理 5.1.2.1文件管理部门接到图纸后进行核对，建立图纸接收台帐，在图纸上加盖受控标识章，按规定发放范围发放，建立发放台帐。对已有标识章图纸，可以不再加盖受控标识章。 .1.2.2 相关部门接到图纸后，在发放台帐上签收，建立图纸接收台帐。 5.1.2.3 部门内部对图纸实行借阅管理，建立借阅台帐。 5.1.2.4 图纸变更（或设计变更）的处理执行如下条款 a）各部门在阅图或施工过程中发现的图纸问题（或不清楚的地方）反馈到工程技术管理部门，由工程技术管理部门反馈到设计单位。 b）设计单位反馈设计变更或澄清单后，由文件管理部门复印后按图纸发放的渠道发给图纸持有的部门，建立接收、发放台帐。 c）各用图部门接到设计变更后，在相应图纸上加盖变更标识（资料室存档的一份除外）。 .1.2.5 工程结束后，施工单位将所借用、领用的图纸资料交回文件管理部门，由文件管理部门统一处理。 其他技术性文件管理 5.2.1 技术文件的编制、审批 5.2.1.1 文件编制部门组织专门人员或指定专人起草文件，并负责将起草文件送交有关部门／人员进行审批（审批权限见附件－2：文件编写审批权限）。涉及多部门或人员审核的文件，由编制部门采用传阅或会议形式组织评审。 5.2.1.2 总部文件编制部门对校对无误的文件确定发放范围和印刷数量后送交印刷；项目工地文件编制部门将校对无误的文件送交文件管理部门，文件管理部门给文件加编号，与编制部门共同确定发送的部门、人员和数量。 5.2.2 技术文件的接收、核对、标识、分发和记录 5.2.2.1 工程部接到技术文件后，进行核对、登记，加盖受控标识章，对需发往项目工地的，确定发放范围，按规定渠道发放。 5.2.2.2 文件管理部门负责本项目工地文件的接收，并根据文件传送单（或清单）核对收到的文件。 5.2.2.3 文件管理部门根据确定的文件分发方案确定是否复制，并在原件和复印件上加盖受控标识。 5.2.2.4 文件管理部门建立文件发放台帐，将文件发送到相关部门，相关部门资料员在发放台帐上签收，需上报公司总部的文件按规定渠道上报。 5.2.2.5 技术性文件的变更执行本程序第