会展策划设计流程.pdf

会展策划设计流程 会展策划设计流程 一：对企业进行有针对性的市场调研 收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。对收集的资 料要分类编排，结集归档。 二：制定详细完整的会展策划方案。 确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览 面积的大小以及参展的费用预算。 三：实施前的培训。 让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的 工作、方法、步骤和技巧。 四：印刷材料的设计制作。 利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响 力，吸引更多的目标客户。 五：展台的布置及展示。 设备的调试安装，展台的人员配备。 六：相关的会展服务。 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜 好，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设 计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。 七：做好对活动的评估。 开好总结会，做好善后公关工作。 会展服务项目： 1 视听设备租赁 展示道具制作 展厅专卖装潢 舞台设计灯光表演 花草租赁 写 真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆装运输 大型仓储 大型活动安排 提供礼仪， 司仪 各地巡演 T 台制作、 租赁。 会展筹划细节 邀请 不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办 者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通 知等 3 个程序。 信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子 邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、 地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展) 企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。 回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回 执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应 当是合理且圆满的，应当包括如下信息—— 明确的人数、职务、性别、联系方式、 预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳 为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回 执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。 签到与入住安排 2 如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者 展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在 一起。 大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的—— 回执统 计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分 配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提 供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考 察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通 使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签 到服务人员应该不少于 6 人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理 分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。 餐饮安排 一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安 排餐饮。 秘书服务 所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导 等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算， 不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。 车辆调度 重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人 数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地 3 举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业 机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源 问题。对于