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企业采购合同审核流程标准化文档

引言

为规范企业采购合同审核工作，保证合同条款合法合规、采购流程高效透明，有效防范合同风险，保障企业合法权益，特制定本标准化文档。本文档旨在统一采购合同审核标准，明确各环节职责分工，为采购、法务、财务等相关部门提供清晰的操作指引，提升合同管理规范化水平。

第一章本标准化文档的应用范围与适用情境

本文档适用于企业各类采购合同的审核管理，涵盖但不限于以下情境：

日常采购业务：包括原材料采购、办公用品采购、设备采购等常规采购项目的合同审核；

服务类采购：如咨询服务、技术服务、维修服务、外包服务等采购合同的审核；

工程项目采购：涉及工程施工、设计、监理等合作合同的审核；

特殊采购场景：紧急采购、战略供应商合作、框架协议补充条款等特殊情况下的合同审核。

无论采购金额大小、合作方类型（如国企、民企、个体工商户等），均需严格按照本流程执行审核，保证合同管理全流程可控。

第二章合同审核全流程操作步骤详解

第一节合同提交与材料完整性核验

责任主体：采购部门经办人（采购经办人）

操作说明：

合同发起：采购部门与供应商达成合作意向后，由采购经办人起草合同文本，保证合同内容包含双方基本信息、采购标的、数量、价格、交付方式、验收标准、付款条件、违约责任、争议解决等核心要素。

材料准备：除合同文本外，需同步提交以下材料（保证齐全且有效）：

供应商营业执照复印件（加盖公章）；

供应商资质证明文件（如特殊行业许可证、ISO认证等，根据采购标的性质确定）；

采购立项审批表（如涉及大额采购，需附《采购申请审批单》）；

比价/招标/谈判记录（如适用，需附相关会议纪要或书面报告）；

双方确认的技术规格书、图纸或服务方案（如适用）。

提交审核：将合同文本及全套材料通过企业OA系统或纸质版提交至法务部门（或合同管理部门），并在提交系统中注明“合同审核申请”及预计完成时限。

输出成果：完整的合同审核申请材料包（含合同文本及附件材料）。

第二节初审：业务条款合规性与真实性审核

责任主体：采购部门负责人（采购负责人）

审核要点：

基础信息核对：检查合同双方名称、统一社会信用代码、地址等基本信息与营业执照是否一致，避免主体错误；

采购需求匹配：核对合同标的、数量、质量标准、交付时间等是否与采购立项需求一致，是否符合企业生产或运营需要；

商务条款合理性：审核价格构成（单价、总价）、付款方式（如预付款比例、分期节点）、交付地点、运输方式等商务条款是否符合企业采购政策及市场行情，是否存在明显不合理成本；

供应商履约能力：结合过往合作记录或资质文件，评估供应商的供货能力、服务质量、履约信誉等，保证供应商具备履约条件；

材料完整性复查：确认提交的合同及附件材料是否齐全，缺失材料需要求采购经办人补充。

操作要求：

初审需在1个工作日内完成，审核通过后，在OA系统中流转至法务部门；

若发觉问题，需标注具体修改意见并退回采购经办人，待修改后重新提交。

输出成果：采购部门《初审意见表》（含审核结论及修改建议）。

第三节复审：法律条款合规性与风险把控

责任主体：法务部门专员（法务专员）

审核要点：

主体合法性审查：核查供应商营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购标的，是否存在被吊销、注销等异常情况；

条款合法性审查：

检查合同条款是否符合《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规；

排除“霸王条款”（如“供应商承担所有法律风险”“争议提交供应商所在地法院管辖”等明显不公平条款）；

审核违约责任条款是否明确、对等，如逾期交货、质量不合格等情况的赔偿标准是否合理；

知识产权与必威体育官网网址条款：若涉及技术资料、专利等，需明确知识产权归属及必威体育官网网址义务，避免后续纠纷；

争议解决方式：确认争议解决方式（诉讼或仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构约定是否清晰、有效；

合同文本规范性：检查合同文本是否逻辑严密、表述准确，无歧义条款，关键数字（如金额、日期）是否无误。

操作要求：

复审需在2-3个工作日内完成，审核通过后流转至财务部门；

若存在法律风险，需提出具体修改建议，必要时与供应商沟通调整条款；

对重大法律风险（如主体异常、核心条款违法），需暂停审核并上报管理层。

输出成果：法务部门《法律审核意见表》（含法律风险评估及修改意见）。

第四节财务审核：金额准确性与付款条款合理性

责任主体：财务部门专员（财务专员）

审核要点：

金额准确性：核对合同总价、单价是否与采购立项、比价记录一致，计算是否无误；

付款方式合规性：审核付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）是否符合企业财务制度及资金管理规定，避免过度支付或资金占用；

税费条款：检查合同中是否明确税费承担方（如“含税价”或“不含税价”），税率是否符合国家规定；

发票要求：明确供应商需开具的