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通用行政事务管理流程与规范

一、概述

行政事务管理是企业运营的“润滑剂”，规范化的流程与标准能有效提升工作效率、降低管理成本、保障运营秩序。本文旨在梳理通用行政事务的核心管理规范，明确各环节操作要点，为企业行政工作提供标准化指引，保证事务处理有章可循、责任清晰、结果可控。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本规范适用于企业各部门及全体员工的行政事务管理，涵盖日常办公、会议组织、资产配置、费用报销、印章证照等核心领域，尤其适用于中小型企业及行政团队标准化建设场景。

（二）典型场景

日常办公支持：办公用品申领、办公环境维护、文件收发流转；

会议活动管理：内部会议、外部接待、培训活动的筹备与执行；

资产全周期管理：固定资产（办公设备、家具等）的申购、领用、调拨、盘点及报废；

费用合规管控：办公费、差旅费、招待费等费用的报销流程与标准；

印章证照使用：公章、合同章、法人章等印章的规范使用及证照（营业执照、资质证书等）的保管与更新。

三、核心事务管理流程与操作规范

（一）日常办公事务管理

1.办公用品申领与管理

操作步骤：

（1）需求提报：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度需求表》（见模板1），经部门负责人*审核后提交至行政部；

（2）汇总采购：行政部于每月28日前汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，报分管领导*审批后实施采购；

（3）入库登记：到货物资经行政部验收合格后，登记《办公用品台账》（见模板2），注明品名、数量、规格、入库日期及保管人；

（4）发放领用：员工填写《办公用品领用单》（见模板3），经部门负责人*签字后至行政部领取，领用后台账同步更新。

2.办公环境维护

（1）区域划分：各部门负责本办公区域的日常清洁（桌面整洁、垃圾日产日清），公共区域（走廊、会议室、前台）由保洁人员每日定时打扫；

（2）设施报修：办公设备（空调、灯具、插座等）出现故障时，员工通过企业OA系统提交《设施维修申请单》，行政部在2小时内响应，24小时内协调维修；

（3）安全管理：下班前关闭区域内电源、锁好门窗，行政部每周五组织安全检查，形成《安全检查记录表》（见模板4）。

（二）会议活动管理

1.会议筹备

（1）申请审批：需召开会议的部门提前2个工作日填写《会议申请审批表》（见模板5），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（投影仪、麦克风、白板等），经部门负责人及行政部审核后，报分管领导审批；

（2）会前准备：行政部根据审批结果预订会议室、调试设备，准备会议资料（如需）；申请人提前1小时确认会场布置（桌签、茶水、纸笔等）。

2.会议服务

（1）签到管理：参会人员凭工牌签到，会议组织者负责核对人员到会情况，提前10分钟提醒会议开始；

（2）过程保障：行政部安排专人全程跟进会议，及时处理设备故障、茶水补充等突发情况；

（3）记录与纪要：指定人员（会议组织者或行政助理）记录会议要点，形成《会议纪要》（见模板6），会后24小时内经部门负责人*审核后分发至参会人员及相关部门。

3.后续跟进

会议决议事项由责任部门在规定期限内落实，行政部负责跟踪进度，每周更新《会议决议跟踪表》（见模板7），保证闭环管理。

（三）固定资产管理

1.资产申购

（1）需求部门填写《固定资产申购单》（见模板8），注明资产名称、规格、数量、用途及预算，经部门负责人、行政部、财务部、分管领导逐级审批；

（2）采购执行：行政部根据审批结果进行采购，优先选择定点供应商，保证资产质量与性价比。

2.验收入库与领用

（1）资产到货后，由行政部、需求部门、财务部共同验收，核对型号、数量及质量，合格后填写《固定资产验收单》（见模板9）；

（2）资产信息录入《固定资产台账》（见模板10），包括资产编号、名称、规格、使用部门、责任人、购置日期、折旧年限等，领用人签字确认后投入使用。

3.调拨、盘点与报废

（1）内部调拨：资产因部门调整需调拨时，由调入/调出部门填写《固定资产调拨单》（见模板11），经双方负责人*及行政部审批后，台账同步更新；

（2）定期盘点：行政部每半年组织一次全面盘点，形成《固定资产盘点表》（见模板12），对盘盈、盘亏、闲置资产分析原因并提出处理建议；

（3）报废处置：资产达到使用年限或损坏无法修复时，由使用部门提交《固定资产报废申请单》（见模板13），经行政部鉴定、财务部审核、总经理*审批后，按公司规定流程处置（如变卖、回收），台账注销。

（四）费用报销管理

1.报销范围与标准

（1）办公费：办公用品、打印费等，需提供正规发票，单次报销不超过500元；

（2）差旅费：交通（高铁/飞机经济舱、市内交通）、住宿（标准：部门经理*以下500元/晚，及以上800元/晚）、伙食补助（100元/天），凭车票、住宿发票等报销；

（3）招待费：需