文档编辑排版标准化手册公司版.docVIP

文档编辑排版标准化手册公司通用版

一、前言

为规范公司内部各类文档的编辑与排版流程，提升文档专业性与一致性，保证信息传递清晰高效，特制定本标准化手册。本手册适用于公司全体员工在编制、审核、发布各类正式文档（如工作报告、项目方案、管理制度、会议纪要等）时的排版操作，旨在统一格式规范、减少重复劳动，强化公司文档管理的标准化水平。

二、适用范围与应用场景

本手册适用于以下场景的文档排版工作：

内部管理文件：包括但不限于公司制度、流程规范、通知公告、会议纪要等；

项目相关文档：如项目立项报告、可行性分析、进度计划、验收报告等；

对外商务文件：合作方案、投标文件、函件、宣传材料等；

存档与汇报材料：年度总结、季度报表、审计材料、向主管部门/上级单位的汇报文件等。

无论文档篇幅长短、内容类型，均需遵循本手册的排版规范，保证格式统一、风格专业。

三、文档排版规范细则

（一）基础格式设置

页面布局

纸张规格：A4（210mm×297mm）；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（便于装订与阅读）；

页面方向：默认纵向，特殊情况（如宽表格）可横向，但需单独注明“本页横向”。

字体与字号

标题层级：

一级标题（如“第一章总则”）：黑体，二号，加粗，居中，段前1行、段后0.5行；

二级标题（如“1.1目的与意义”）：黑体，三号，加粗，左对齐，段前0.5行、段后0.3行；

三级标题（如“1.1.1标准化意义”）：宋体，小三号，加粗，左对齐，段前0.3行、段后0.2行；

四级标题（如“（1）具体内容”）：宋体，四号，加粗，左对齐，段前0.2行、段后0.1行。

内容：

中文：宋体，小四号；

英文/数字：TimesNewRoman，小四号；

行间距：1.5倍行距（段前段后间距按上述层级设置，无需额外调整）；

字间距：默认（即“标准”）。

段落格式

对齐方式：两端对齐，标题左对齐或居中（按层级要求）；

首行缩进：首行缩进2字符（特殊情况如表注、图注可缩进1字符或左对齐）；

段落间距：按标题层级设置，段落间无额外间距。

（二）标题与章节编号

编号规则

采用“章-节-条-款”四级编号体系，示例：

第一章一级标题

1.1二级标题

1.1.1三级标题

（1）四级标题

①五级标题（可选，用带圈数字表示，如“①”“②”）

特殊文档（如短报告）可简化至二级编号，但需保持全文统一。

标题位置

一级标题单独成页（如“第一章总则”需从新页开始），二级及以上标题需与下级内容同页（避免标题出现在页末无内容）。

（三）表格与图表规范

表格格式

表格位置：表题位于表格上方居中，编号按“表1-1、表1-2…”（章号-表序号）编排，如“表2-32023年Q1项目进度表”；

表内文字：表头用宋体加粗五号，用宋体五号，行高固定值18磅；

表格跨页：需在次页重复表头，并注明“续表2-3”，表格线条统一使用“上下粗线、中间细线”（无左右竖线）。

图表格式

图题位置：图题位于图下方居中，编号按“图1-1、图1-2…”（章号-图序号）编排，如“图3-1系统架构示意图”；

图表注释：图注/表注用小五号宋体，置于图题/表题下方，编号后加冒号，如“注：数据来源于*部门2023年统计报告”。

（四）页眉页脚与页码

页眉

内容：左侧为“公司名称+文档类型”（如“科技有限公司·项目方案”），右侧为文档名称（如“2024年度市场拓展方案”）；

字体：宋体小五号，居中对齐，页眉线为0.75磅单实线。

页脚

内容：居中为页码（如“-1-”“-2-”），页码格式为阿拉伯数字；

起始页码：从首页开始编号（封面、目录不编号，但需单独设计页码格式）。

（五）引用与注释

引用

引用文件/数据时，需注明来源，如“根据《公司管理制度汇编》（2023版）第5.2条规定…”或“数据来源：*部门2023年Q3财报”；

内部文件引用用书名号《》，外部文件用书名号并注明发布单位（如《GB/T7714-2015信息与文献参考文献著录规则》）。

注释标注

页下注：在需注释文字右上角用“①②③…”标注，注释内容置于页面底部，用宋体小五号，左对齐，前空两字符，如：“①此处数据为初步统计，最终以财务部核实为准。”

四、文档排版操作步骤

（一）前期准备

明确文档类型与受众：根据文档用途（内部汇报/对外合作）确定内容侧重点与风格（严谨/简洁）；

收集基础素材：整理数据、图表、引用文件等，保证信息准确、来源可追溯；

确认审批流程：明确文档需经过的审核环节（如部门负责人→*总监→法务部），避免排版后因内容修改导致格式调整。

（二）创建文档与基础设置

新建文档：打开Word，选择“空白文档”，保存时命名格式为“【文档类型】-【主题】-【版本号】-【日期】”，如“【项目方案】-【2024市场拓展】-V