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会议策划与执行流程规范

一、适用范围与场景

本规范适用于公司内部各类会议（如战略研讨会、部门例会、项目推进会）、外部合作会议（如客户洽谈会、行业交流会）、专项工作会议（如发布会、培训会）等场景，旨在统一会议策划与执行标准，提升会议效率，保证会议目标达成。无论是常规例会还是临时性重要会议，均需参照本流程规范执行。

二、会议全流程操作规范

（一）会议策划阶段：明确目标与框架

核心目标：清晰定义会议价值，形成可执行的会议方案。

会议需求发起

需求部门/人员填写《会议申请表》（见模板1），明确会议主题、目标（如“明确Q3项目落地计划”“解决跨部门协作痛点”）、建议时间（含备选时间）、预计参会人数、核心议题等。

需求发起人需提前3个工作日提交申请，紧急会议（如突发问题协调会）可缩短至1个工作日，但需注明“紧急”原因。

会议可行性评估

行政部/会议统筹组收到申请后1个工作日内，评估会议必要性：若目标模糊、议题不明确或可通过其他方式（如邮件沟通）解决的，需反馈需求发起人补充调整或取消会议。

评估通过后，明确会议类型（决策型/研讨型/告知型）、级别（公司级/部门级/小组级），确定基础框架（是否需要主持人、记录人、外部嘉宾等）。

会议方案制定

统筹组牵头制定《会议策划方案》，内容需包括：

会议基本信息：名称、时间、地点（线上/线下，若线下需明确具体会议室及容纳人数）、形式（圆桌会议/阶梯式会议/分组讨论等）；

参会人员：核心决策人、议题相关方、记录人、主持人等（需明确职务及角色，如“技术部负责人*强”作为议题主讲人）；

议程安排：按时间顺序细化每个环节（如“14:00-14:10签到”“14:10-14:30开场致辞”“14:30-15:30议题一讨论”），明确每个环节的负责人、时长及输出成果（如“形成决议项1-3”）；

物料与资源需求：投影设备、麦克风、会议资料、文具、茶歇（如需）、嘉宾接待安排（如需）；

应急预案：如设备故障（备用投影仪）、人员迟到（调整议程顺序）、线下会议突发天气（线上备选方案）等。

（二）会议筹备阶段：细化执行与分工

核心目标：保证会议资源到位，责任到人，为顺利执行奠定基础。

任务分工与时间节点

统筹组根据《会议策划方案》制定《筹备任务分工表》（见模板2），明确各项任务的负责人、完成时限、交付标准。

关键任务示例：

任务内容

负责人

完成时限

交付标准

会议场地预订

行政部*敏

会议前3个工作日

确认场地设备可用性，发送场地指南

议程及资料汇编

需求部门*华

会议前1个工作日

议程终稿通过需求发起人确认，资料打印/至共享平台

嘉宾邀请与对接

市场部*磊

会议前2个工作日

嘉宾确认参会，发送会议通知及议程

线上会议平台测试

IT部*阳

会议前半天

平台功能正常，参会人员测试

物料与资源准备

场地布置：线下会议需提前1天布置，根据会议类型调整桌椅摆放（如研讨会议用圆形桌，决策会议用U型桌），检查投影、音响、灯光、网络等设备，摆放会议资料、姓名牌、饮用水等。

资料准备：将会议议程、议题背景资料、相关数据报表等整理成册（纸质版按人数+5%备用份），或提前1天通过企业/邮件发送电子版（标注“请提前查阅”）。

人员通知：会议前1天，由统筹组向所有参会人员发送《会议提醒函》，内容包括：会议时间、地点（线上会议含）、议程概要、需提前准备的材料、联系人及联系方式（如“行政部*敏，分机号888”）。

彩排与确认

重要会议（如发布会、客户会议）需提前半天进行彩排，包括：议程流程演练、设备调试、嘉宾对接、应急响应模拟（如PPT无法播放时的备用方案）。

彩排后由需求发起人、统筹组、主持人共同签字确认《会议执行确认表》（见模板3），保证各环节无误。

（三）会议执行阶段：控场与记录

核心目标：按议程推进会议，保证讨论聚焦、决策高效，完整记录会议信息。

会前准备（会议当天30分钟）

统筹组提前30分钟到场，检查场地、设备、物料是否到位（如投影仪连接、麦克风电量、资料摆放），引导参会人员签到（线上会议提前10分钟测试登录）。

主持人提前15分钟到场，与主讲人、嘉宾再次确认议程细节，明确控场节奏。

会议开场（5-10分钟）

主持人开场：介绍会议主题、目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过5分钟”“决策需达成共识”），明确记录人、计时员角色。

（如需）领导致辞：简要说明会议重要性，强调会议目标，鼓励积极发言。

议程推进（核心环节）

议题讨论：按议程顺序逐项推进，主持人需控制发言节奏，避免偏离主题（如“感谢*工的意见，我们回到议题一的核心问题：如何优化流程”），引导不同观点碰撞，鼓励沉默人员参与。

决策与行动项：每个议题讨论后，主持人需总结共识，明确决策结果（如“一致通过方案A”）及行动项（见模板4），包括：任务内容、负责人、完成时限、所需支持（如