企业采购流程规范与审计指引.docVIP

企业采购流程规范与审计指引

一、适用范围与典型应用场景

本指引适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购管理部门、审计部门及相关业务部门，旨在规范采购全流程操作、防范采购风险、保障资金使用效率。典型应用场景包括：

日常采购管理：企业常规物料、设备、服务采购的流程执行与监督；

专项审计工作：针对采购活动的合规性、经济性、效率性开展内部审计或外部审计；

新员工培训：帮助采购、审计岗位人员快速掌握操作规范与风险要点；

流程优化参考：企业结合自身业务特点调整或完善现有采购制度。

二、采购全流程规范操作指引

采购流程需遵循“需求导向、预算控制、公开透明、权责清晰”原则，分为需求提出、预算编制、供应商选择、合同签订、执行履约、验收付款、档案归档七个核心步骤，各步骤操作规范

（一）采购需求提出与审核

操作主体：业务部门（使用部门）、采购部门、财务部门

操作内容：

需求发起：业务部门根据生产经营或工作需要，填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、预算金额（需附成本测算依据）、用途说明等，部门负责人*明签字确认。

需求审核：

采购部门审核需求的合理性（如是否与现有库存重复、规格是否明确）、完整性（关键信息是否缺失）；

财务部门审核预算金额是否符合年度预算，超预算需求需提交分管领导*华审批。

输出文件：《采购需求申请表》（附件1）、《需求审核意见表》

关键控制点：严禁无预算、超预算采购；需求描述需清晰可执行，避免“模糊采购”（如“一批办公用品”未明确规格数量）。

（二）供应商选择与确定

操作主体：采购部门、使用部门、审计部门（监督）

操作内容：

采购方式确定：根据采购金额、物料性质等选择合适方式（见下表）：

采购金额

物料/服务性质

采购方式

≤5,000元

通用性物料

比价采购（≥3家供应商）

5,000-50,000元

非定制化服务/物料

竞争性谈判/询价

＞50,000元

定制化设备/重大项目

公开招标（需符合招标法）

特殊情况（如唯一供应商）

不适用替代方案

单一来源采购（需附专项说明）

供应商信息获取：通过企业供应商库、公开招标平台、行业协会推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如3C认证、ISO认证）、过往合作业绩等。

供应商评估：采购部门组织使用部门、技术部门（必要时）成立评估小组，从价格（权重40%）、资质（权重30%）、交付能力（权重20%）、服务质量（权重10%）等维度打分，填写《供应商评估表》（附件2），选择综合得分最高者。

结果公示：拟选供应商名单在企业内部公示≥2个工作日，无异议后确定最终供应商。

输出文件：《供应商评估表》、《采购方式审批表》、《中标通知书》

关键控制点：严禁人为指定供应商；供应商信息需动态更新（每年复核一次）；招标过程需全程留痕（视频、书面记录）。

（三）采购合同签订

操作主体：采购部门、法务部门（审核）、分管领导

操作内容：

合同拟定：采购部门根据采购结果与供应商拟定合同，条款需包括：双方基本信息、物料/服务详情、价格及支付方式、交付时间与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、必威体育官网网址条款等。

合同审核：

法务部门审核合同条款的合法性、严谨性（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）；

财务部门审核付款方式、发票类型等财务相关条款；

使用部门审核技术参数、交付要求等业务条款。

合同签署：审核通过后，由授权代表（如总经理*强）加盖企业公章，供应商签字盖章，合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份）。

输出文件：《采购合同》（附件3模板）、《合同审核意见表》

关键控制点：严禁“口头协议”或“倒签合同”；合同关键条款（如价格、交付时间）需与采购结果一致；合同原件需妥善保管。

（四）订单执行与履约跟踪

操作主体：采购部门、供应商

操作内容：

订单下达：采购部门根据合同签订结果，向供应商下达《采购订单》（附件4），明确订单号、物料详情、数量、交付时间、收货地址等，要求供应商签字确认回执。

履约跟踪：采购专员*磊定期跟踪供应商生产/备货进度，对延期风险（如供应商产能不足、物流问题）及时预警，协调供应商调整交付计划，并书面记录沟通情况。

输出文件：《采购订单》、《履约跟踪记录表》

关键控制点：订单信息需与合同一致；重大订单（如金额＞10万元）需每月提交履约报告至分管领导。

（五）验收与付款

操作主体：使用部门、采购部门、财务部门

操作内容：

货物验收：

供应商按订单交付后，使用部门牵头组织采购部门、质检部门（必要时）进行现场验收，核对物料名称、规格、数量、外观质量，并查验合格证、检测报告等文件；

对定制化设备或复杂服务，需进行试用/测试（如设备运行72小时），填写《验收单》（附件5），验收结论分为“合格”“不合格”“让步接收”（需经使