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企业物资采购管理流程标准化文档

一、文档编制目的与适用范围

（一）编制目的

为规范企业物资采购行为，明确各环节职责分工，提高采购效率与资金使用效益，保证采购过程合规、透明、可追溯，降低采购成本，特制定本标准化文档。

（二）适用范围

本文档适用于企业内部所有物资采购活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备设施、服务类项目等采购类型。涵盖需求部门、采购部门、财务部门、仓库管理部门及相关审批人员的操作规范。

二、企业物资采购标准化操作流程

（一）采购需求提出与审批

需求发起

需求部门根据业务需求或计划，填写《物资采购申请表》（详见配套表单1），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期、预算金额等信息，并附相关技术参数或需求说明（如设备采购需附技术规格书）。

需求申请人（*）对申请信息的真实性、准确性负责。

部门内部审核

需求部门负责人（*）对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购部门初审

采购部门收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：

（1）需求是否符合企业采购政策；

（2）预算是否在部门年度预算范围内；

（3）是否属于紧急采购（紧急采购需注明原因，按特殊流程处理）。

初审通过后，按采购金额分级报批；驳回则反馈需求部门补充说明或调整。

分级审批

根据采购金额及物资类型，按以下权限审批：

采购金额（元）

审批人

以下（含）5000

需求部门负责人+采购部门负责人

5001-50000（含）

需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总（*）

50001以上（含）

需求部门负责人+采购部门负责人+分管副总+总经理（*）

审批通过后，采购部门启动下一流程；审批驳回则需求部门重新申请或终止。

（二）采购方式确定与供应商选择

采购方式匹配

采购部门根据采购金额、物资特性及市场情况，选择以下采购方式：

公开招标：适用于单次采购金额50000元以上或涉及大宗、关键物资，需发布招标公告，邀请3家及以上合格供应商参与。

询比价：适用于5001-50000元物资，向不少于3家合格供应商发出询价单，对比价格、质量、交期后确定供应商。

单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化服务）或紧急采购（需经总经理特批），需提供书面说明。

零星采购：适用于5000元以下小额物资，可直接在合格供应商库中选择或就近采购，事后补办手续。

供应商寻源与评估

供应商信息收集：通过企业供应商库、公开招标平台、行业推荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、经营许可证）、产品合格证明等材料。

供应商资质审核：采购部门联合需求部门、质检部门对供应商进行资质审查，重点核实：

（1）营业执照经营范围与采购物资是否匹配；

（2）生产/经营资质是否在有效期内；

（3）质量保证能力、供货能力及售后服务体系。

供应商评估：对通过资质审核的供应商，填写《供应商评估表》（详见配套表单2），从价格、质量、交期、服务、合作稳定性等维度进行评分（满分100分），80分以上为合格供应商。

供应商确定

招标采购：按招标文件规定开标、评标，由评标小组（含需求部门、采购部门、财务部门、法务部门人员）确定中标供应商，公示3个工作日无异议后签订合同。

询比价采购：综合评分最优者确定为供应商，评分标准：价格（40%）、质量（30%）、交期（20%）、服务（10%）。

确定供应商后，采购部门向其发出《中标通知书》或《采购订单》，明确采购细节。

（三）采购合同签订

合同拟定

采购部门根据采购订单与供应商协商，拟定采购合同，合同内容需包含：

（1）双方基本信息（名称、地址、联系方式、法定代表人）；

（2）物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、包装要求；

（3）交货时间、地点、运输方式及费用承担；

（4）验收标准、方法及提出异议期限；

（5）付款方式、时间及条件；

（6）违约责任、争议解决方式；

（7）合同生效条件及份数。

合同审核

拟定合同后，按以下流程审核：

（1）采购部门负责人审核合同条款与采购订单一致性；

（2）法务部门审核合同合法性、合规性及风险点（如违约责任、知识产权条款）；

（3）财务部门审核付款方式、资金安排是否符合财务制度；

（4）金额50000元以上合同需总经理最终审批。

合同签署与存档

审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同一式四份（采购部门、财务部门、需求部门、供应商各执一份）。

采购部门将合同扫描件录入采购管理系统，纸质合同按时间顺序归档保存，保存期限不少于5年。

（四）采购执行与跟踪

订单下达与交货跟踪

采购部门向供应商发出《采购订单》，明确交货日期，并指定专人（*）负责跟踪生产/备货进度。

如遇供应商可能延期交货，需提前3个工作日通知采购部门，协商调整交期或